Seine(n) beruflichen Bereich(e) verwalten

Der Administrator kann weitere Mitarbeiter einladen, um die Vorgänge mit ihnen zu teilen.Technische Hilfe

6.1 Weitere Nutzer in seinen beruflichen Bereich einladen

Um weitere Nutzer hinzuzufügen, muss der Administrator die 20-stellige SSN-Nummer (Subject Serial Number) ihres LuxTrust-Zertifikats kennen.

Zu diesem Zweck müssen die Nutzer ihr Zertifikat auf www.luxtrust.lu testen.

Numéro SSN certificat DE

 

Danach klickt der Administrator in seinem beruflichen Bereich auf die Schaltfläche „Verwaltung von … (Name des beruflichen Bereichs)“ oben rechts auf dem Bildschirm (1).

Anschließend klickt er auf das Symbol „Benutzer“ (2) und dann auf „Fügen Sie einen Benutzer hinzu“ (3).

Ajouter-utilisateurs-DE - Neues Fenster

6.2 Auf eine Einladung in einen beruflichen Bereich antworten

Wird ein Benutzer in einen beruflichen Bereich eingeladen, erhält er per E-Mail eine Aufforderung, sich bei MyGuichet.lu anzumelden.

Dies ist eine automatische Nachricht.
Bitte antworten Sie nicht auf diese E-Mail.

Sie wurden eingeladen, dem beruflichen Bereich des Unternehmens XXXXX beizutreten. Dieser berufliche Online-Bereich wurde von der öffentlichen Verwaltung eingerichtet und dient bei sämtlichen Verwaltungsvorgängen als Verbindungskanal zwischen den Unternehmen und Verwaltungen.

Um die Vertraulichkeit der Daten und die Sicherheit zu gewährleisten, werden die Zugriffe auf die Online-Dienste des Staates über ein offizielles Anmeldeportal verwaltet.

Für die Nutzung jedes Online-Dienstes ist es erforderlich, dass Sie sich mit Ihrem Zertifikat Nr. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx über dieses Portal anmelden.

Wenn Sie mit Ihrem Zertifikat noch keine Online-Dienste des Staates nutzen, müssen Sie sich im Vorfeld auf dem offiziellen Anmeldeportal, das die Zugriffe verwaltet, eintragen.

 

Der Benutzer meldet sich anschließend bei MyGuichet.lu an und sieht in der Liste der verfügbaren Bereiche die Einladung, die er annehmen oder ablehnen muss.

 - Neues Fenster

Unabhängig von der Art des für den Zugang zu einem beruflichen Bereich verwendeten Authentifizierungsprodukts kann dieses Produkt ebenfalls für den privaten Bereich des Benutzers benutzt werden. Jedes Authentifizierungsprodukt muss demnach personengebunden bleiben und kann nicht mit anderen geteilt werden.

6.3 Informationen zu einem weiteren Nutzer hinzufügen

Um einen Benutzer hinzuzufügen, muss der Administrator zunächst alle mit einem Stern gekennzeichneten Felder ausfüllen.

Im Feld „Nummer des Zertifikats“ wird die 20-stellige Nummer des LuxTrust-Zertifikats (SSN) eingegeben. Diese Nummer, die der eingeladene Nutzer dem Administrator bereitstellen muss, wird angezeigt, sobald er sich mit seinem Zertifikat mit MyGuichet.lu verbindet.

Im Feld „Verfügbare Rollen“ wählt der Administrator die Rolle aus, die er der eingeladenen Person zuweisen möchte. Anschließend klickt er auf „Einladen“.

Nur der Administrator kann anderen den Zugang zum beruflichen Bereich eröffnen oder dies widerrufen. Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, immer mindestens einen „aktiven“ Administrator zu haben.

Der Administrator ist für die vorgenommenen Einladungen verantwortlich. Mit einer Einladung erhält der neue Nutzer Zugang zu sämtlichen Informationen, die im beruflichen Bereich bereitgestellt werden.

Remplir-les-infos-du-membre-DE - Neues Fenster

Der Administrator bestimmt, ob die Person:

  • weitere Nutzer in seinen beruflichen Bereich hinzufügen (einladen) kann;
  • Nutzer löschen kann;
  • Verwaltungsvorgänge erstellen und bearbeiten kann;
  • Verwaltungsvorgänge unterzeichnen kann.

Der Manager bestimmt die Person, die berechtigt ist, Verwaltungsvorgänge zu erstellen, zu bearbeiten und zu unterzeichnen.

„Ohne Unterschrift“ bedeutet, dass die Person Verwaltungsvorgänge erstellen, aber nicht unterzeichnen kann.

Der Nutzer muss auf die Einladung mit der Zertifikat-Nummer antworten, die bei der Einladung angegeben wurde.

Je nach getroffener Auswahl erhält der Nutzer danach Zugang zu dem Bereich mit verschiedenen Zertifikaten oder ausschließlich mit dem Zertifikat, das bei der Einladung angegeben wurde.

6.4 Die Eingaben bearbeiten und den neuen Nutzer anmelden

Auf der sich öffnenden Seite erhält der Administrator einen Überblick über die Stammdaten der eingeladenen Person, die er überprüfen und, falls erforderlich, durch Anklicken von „Bearbeiten“ ändern kann.

Im neuen Fenster macht er, falls nötig, weitere Eingaben und klickt anschließend auf „Speichern“.

Enregistrer-le-membre-DE - Neues Fenster

6.5 Die Liste der Nutzer des beruflichen Bereichs ansehen

Nach der Einladung des neuen Nutzers erscheint dieser in der Liste aller Mitglieder des beruflichen Bereichs.

Liste-des-membres-DE - Neues Fenster

Der Administrator kann jederzeit einzelne Nutzer aus dieser Liste entfernen, indem er auf „Löschen“ klickt.

6.6 Einen beruflichen Bereich zertifizieren lassen

Für bestimmte behördliche Verwaltungsvorgänge muss der Administrator seinen beruflichen Bereich zertifizieren lassen.

Die Zertifizierung ist ein Vorgang, zugänglich über den Vorgangskatalog oder das Informationsportal von Guichet.lu, mit dem das Unternehmen einer bestimmten Behörde alle nötigen Belege übermittelt, um die nötigen Daten für den Vorgang zur Verfügung zu stellen. Ein Unternehmen kann aufgefordert werden, einen seiner beruflichen Bereiche für mehrere Aktivitätsfelder zertifizieren zu lassen (Sportverbände, Betriebsratswahlen usw.).

Certification-espace-pro-FR - Neues Fenster

6.7 Seine Vollmachten verwalten

Ein beruflicher Bereich kann ebenfalls anhand von Tokens (Aktivierungscodes) zertifiziert werden.

Der Nutzer (juristische Person) kann einen Dienstleister (z. B. einen Treuhänder) mithilfe eines Vollmachtensystems mit der Erledigung einiger seiner Vorgänge beauftragen.

Die Vollmacht wird für die Vorgänge und/oder die Einsicht in die Daten benutzt und muss nicht elektronisch sein.

Nach dem Zugangsantrag schickt die Verwaltung den juristischen Personen (Unternehmen) den Aktivierungscode des Inhabers und den/die Aktivierungscode(s) des/der Bevollmächtigten per Post.

Die Unternehmen müssen den Bevollmächtigten die Zugangscodes dann weiterleiten.

Mehrere Kunden können eine Vollmacht mit einem Bevollmächtigten erstellen (Mehrfachvollmacht).

Der Bevollmächtigte kann dann die Daten mehrerer Vollmachtgeber in einem Bereich sehen.

Um den Aktivierungscode einzugeben, muss der Nutzer seine „Beruflichen Daten“ aufrufen. Unter der gewünschten Rubrik muss er dann auf „Registrierung der Aktivierungscodes“ klicken.

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Dann muss er den seiner Situation (Inhaber oder Bevollmächtigter) entsprechenden Zugangscode eingeben.

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Unter „Zertifizierungen“ kann der Nutzer eine Liste der Vollmachten sehen, die er an Dienstleister erteilt hat, sowie derjenigen, die er erhalten hat.

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6.7.1 Vollmachtgeber

Der Vollmachtgeber bestimmt den Bevollmächtigten sowie den Umfang der Vollmacht. In seinem beruflichen Bereich kann er die Vollmacht auch widerrufen oder die Codes des Bevollmächtigten ändern.

Pro Bereich und Unternehmen ist ein Inhaberzugangscode aktiv.

Der Code hat eine Frist für die Aktivierung (von der Verwaltung vorgegeben) und ein Enddatum für die Nutzung (von der Verwaltung oder dem Vollmachtgeber bestimmt).

6.7.2 Bevollmächtigter

Sobald er den Vorgang aus dem Katalog ausgewählt hat, tut der Bevollmächtige Folgendes:

  • Er gibt an, ob er den Vorgang für sich selbst oder einen Vollmachtgeber ausführt.
  • Er wählt gegebenenfalls den Namen des Unternehmens aus der angezeigten Liste aus.
 - Neues Fenster  - Neues Fenster

Der Code ist auf einen bestimmten Bereich bezogen und nicht auf eine Person. Alle Mitglieder des Bereichs haben Zugang zu diesen Informationen.

Alle Rollen eines beruflichen Bereichs können einen Zugangstoken eingeben.

Es wird empfohlen:

  • die Unternehmen zusammenzulegen, für die der Nutzer in verschiedenen Gruppen bevollmächtigt ist;
  • so viele berufliche Bereiche zu erstellen wie nötig.

6.8 Eine Sprache auswählen

MyGuichet.lu ist auf Französisch, Deutsch und Englisch verfügbar.

6.8.1 Benutzersprache

Die Benutzersprache ist die Sprache, in der die Bereiche, die Dokumente und das Profil des Nutzers erscheinen.

Der Nutzer kann die Sprache in den Verbindungsinformationen in seinem Profil ändern.

Entspricht die Sprache des verwendeten Browsers einer der 3 von MyGuichet.lu unterstützten Sprachen, wird die Seite schon bei der ersten Verbindung in dieser Sprache angezeigt.

Andernfalls erscheint sie auf Französisch (Standardsprache).

6.8.2 Sprache der Vorgänge

Die Sprache der Vorgänge wird angewandt, wenn:

  • die Fenster der Assistenten verwendet werden;
  • die PDF-Dateien der Formulare erstellt werden;
  • Benachrichtigungen zu den Vorgängen verschickt werden.

Einige Assistenten sind nicht in allen 3 Sprachen verfügbar.

Im beruflichen Bereich ist die Sprache der Vorgänge:

  • im Profil der juristischen Person festgelegt;
  • andernfalls wird sie anhand der Benutzersprache festgelegt.

Die Standardsprache in einem beruflichen Bereich mit mehreren Nutzern wird für alle Verwaltungsvorgänge angewandt, unabhängig vom Nutzer.

Sobald sie einmal eingestellt wurde, kann die Sprache der Vorgänge nicht mehr geändert werden.

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