Erkennung und Verhinderung von Leistungsschwächen

Jedes Unternehmen kann, auch wenn es grundsätzlich „gut geführt“ wird, seine Leistung verbessern. Ebenso kann ein Unternehmen auch Leistungsschwächen aufweisen, die auf Dauer seinen Fortbestand gefährden können.

Um diesem Risiko entgegenzuwirken, kann der Unternehmensleiter eine Reihe von Hilfsmitteln einsetzen, mit denen Leistungsschwächen in seinem Unternehmen erkannt und verhindert werden können.

Zielgruppe

Natürliche oder juristische Personen, die eine Tätigkeit zu gewerblichen Zwecken ausüben, können Leistungsschwächen ausgesetzt sein.

Folgende Unternehmen sind besonders anfällig für derartige Schwierigkeiten (Liste nicht vollständig):

  • junge Unternehmen;
  • Unternehmen mit einem einzigen Tätigkeitsbereich;
  • Unternehmen in Bereichen, die durch rasche technologische Veränderungen gekennzeichnet sind (Risiko einer Veraltung des Produktangebots);
  • Unternehmen, die eine unvorhergesehene Veränderung in der Unternehmensleitung hatten;
  • Unternehmen, die unvorhergesehen ihre wichtigsten Mitarbeiter verlieren;
  • Unternehmen, deren Sektor unter den Folgen einer rückläufigen Konjunktur leidet.

Vorgehensweise und Details

Goldene Regeln

Um sich gegen Leistungsschwächen zu wappnen, muss der Unternehmensleiter sich während der gesamten Lebensdauer seines Unternehmens in gewissem Maße proaktiv zeigen.

Er muss die Schwachpunkte des Unternehmens anhand bestimmter Indikatoren erkennen und korrigieren und hierbei einige „goldene Regeln“ befolgen:

  • Vorausschauend handeln: nicht auf Probleme und Schwierigkeiten warten;
  • Sich informieren: die Bedeutung von regelmäßigem Monitoring und Kontrolle der Geschäftstätigkeit sowie der Finanzen erkennen;
  • Kommunizieren: mit allen beteiligten Parteien wie Lieferanten, Kunden, Banken und Personal einen klaren und regelmäßigen Dialog unterhalten;
  • Analysieren: alle Informationen und Zahlen aus der eigenen Geschäftstätigkeit, der Buchführung und der Umwelt des Unternehmens zur Kenntnis nehmen;
  • Fachleute hinzuziehen: sich bei Bedarf durch einen Fachmann unterstützen lassen, um eine objektive Unternehmensdiagnose durchzuführen.

Für jedes Unternehmen und jeden Sektor gibt es unterschiedliche Herausforderungen und spezifische Leistungsindikatoren.

Obwohl die technischen Probleme, die für einige Branchen und Sektoren kennzeichnend sind, eine wichtige Risikoquelle für Leistungsschwächen sind, behandeln wir an dieser Stelle nur allgemeine, für jeden Unternehmenstyp gültige Leistungsindikatoren.

Es wird daher dringend empfohlen, für eine eingehendere Prüfung der Unternehmensleistung Fachleute hinzuzuziehen.

Strategie und geschäftliche Aspekte

Fehlen einer festgelegten Strategie

Manche Unternehmen haben keine klare und festgelegte Vision im Hinblick auf die letztendlich angestrebten Ziele und verfolgen demnach einen reaktiven und sogar passiven Ansatz gegenüber dem Wettbewerbsdruck des Marktes. „Wenn man nicht weiß, welchen Hafen man ansteuert, ist kein Wind günstig.“

Das Unternehmen muss seine Endziele und die Strategie, mit der diese zu erreichen sind, klar benennen.

Falsche oder nicht in greifbare Ziele aufgeschlüsselte Strategie

Es gibt Unternehmen, deren Endziele klar sind, deren Weg zur Erreichung dieser Ziele jedoch nur schwach vorgezeichnet ist.

Unternehmen müssen die Zwischenziele, die, sobald sie alle erreicht sind, die Erreichung der Endziele erlauben, genau festlegen.

Mängel beim Geschäftsmonitoring

Manche Unternehmen erfassen die Daten über Geschäftsabschlüsse mit Lieferanten und Kunden nicht oder nutzen diese nur unzureichend.

Ein Unternehmen muss Datenbanken über Geschäftsabschlüsse (Datum des Geschäftsabschlusses, Preis, Warenart, Menge, Angaben zu Kunde/Lieferant usw.) aufbauen und pflegen, um:

  • ein eingehendes Verständnis des Marktes, auf dem es tätig ist, zu behalten;
  • bei Veränderungen die rasche Entscheidungsfindung zu erleichtern;
  • günstige Gelegenheiten erkennen zu können.

Hierfür muss es die von ihm täglich generierten Rohdaten nutzen:

  • Auswahl von als stichhaltig erachteten Indikatoren;
  • Erhebung, Sortierung, Evaluierung;
  • Präsentation in Form von Kennzahlen-Übersichten;
  • Einrichtung regelmäßiger periodischer Monitorings.

Diese historischen Informationen können auch als Ausgangspunkt für die Erstellung von Geschäftsplänen einschließlich bspw. von Prognosen über Produktion, Verkauf oder geschätzte Margen für zukünftige Zeiträume dienen.

Fehlende Beobachtung von Markt und Mitbewerbern

Manche Unternehmen verfolgen den Markt, auf dem sie tätig sind (Mitbewerber, Dienstleistungen, Produkte), nicht optimal.

Ein Unternehmen muss regelmäßig Studien über den Markt und das wirtschaftliche Umfeld sowie Unternehmensanalysen durchführen und aktualisieren (Bsp.: „SWOT“), um die Position des Unternehmens in seiner Umgebung genau zu kennen, so dass etwaige Probleme rechtzeitig behoben werden können.

Übermäßige Abhängigkeit von einer geringen Anzahl von Partnern

Manche Unternehmen erlösen ihren Umsatz mehrheitlich mit einem oder zwei Großkunden bzw. bestellen Material und Rohstoffe bei nur wenigen Lieferanten. Eine derartige Abhängigkeit beinhaltet insofern Risiken, als jede externe Schwankung sich rasch auf das Unternehmen auswirkt.

Ein Unternehmen muss ein genaues Monitoring der Geschäftsbeziehungen vornehmen, um derartige Situationen zu erkennen und gegebenenfalls Abhilfe zu schaffen. In jedem Falle ist es sehr wichtig, die jeweiligen Vorteile einer stärkeren Diversifizierung und des Aufbaus einer privilegierten Beziehung zu einem Partner abzuwägen.

Fehlende Kundenorientierung

Manche Unternehmen verfolgen etwaige Empfehlungen, Reklamationen oder Beschwerden von Kunden oder Dritten nicht vorausschauend.

Das richtige Monitoring der Kundenbeziehung kann die Kundenbindung erhalten bzw. den Abbruch einer Kundenbeziehung vermeiden.

Organisationsstruktur und Personal

Fehlende Verfahrensvorschriften zur Beschreibung der Schlüsselprozesse

Es gibt Unternehmen, in denen den Mitarbeitern die Prozesse und Abläufe bekannt sind, diese jedoch nicht auf Papier oder Datenträgern schriftlich festgehalten sind.

Ein Unternehmen muss seine Verfahrensvorschriften schriftlich ausarbeiten, um Folgendes zu vermeiden:

  • schwierige Übergangsphasen bei Verlust wichtiger Mitarbeiter, die ihr Know-how beim Ausscheiden mitnehmen;
  • ineffiziente Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die die Arbeitsweisen durch Beobachtung ihrer Kollegen erlernen müssen;
  • Effizienzverluste aufgrund fehlender Standardisierung oder des Fehlens bewährter Praktiken im Unternehmen.

Ungenau abgegrenzte Verantwortlichkeiten

Gleichermaßen sind die eindeutige Benennung, Beschreibung und Aufteilung der Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten unter den Mitarbeitern entscheidend für die Verringerung von Effizienzverlusten durch Missverständnisse oder Doppelarbeit.

Ungeeignete Einstellungspolitik

Manche Unternehmen stellen Mitarbeiter „ad hoc“ oder „bei Bedarf“ ein, ohne die Einstellungen mit den strategischen Unternehmenszielen in Zusammenhang zu bringen.

Das Unternehmen muss seine Einstellungspolitik steuern, um Folgendes zu vermeiden:

  • Abweichungen zwischen dem Bedarf des Unternehmens und den Kompetenzen der verfügbaren Mitarbeiter;
  • Gehaltsstruktur, die schlecht an das Wettbewerbsumfeld des Unternehmens angepasst ist.

Ungeeignetes Personalmanagement

Das Personalmanagement darf sich nicht auf die rein technische Verwaltung der Mitarbeiter (Gehalt, Krankheit, Urlaub usw.) beschränken.

Für die vollständige Erfüllung seiner Aufgabe muss das Personalmanagement sich im Rahmen des Möglichen um die Entwicklung der Mitarbeiterkompetenzen und das Karrieremanagement bemühen. Dies kann über Karrierepläne, Weiterbildungspläne, ein Evaluierungssystem und eine Anreizpolitik bewerkstelligt werden. Diese Hilfsmittel ermöglichen in aller Regel eine Verbesserung der Mitarbeiterleistung und sogar eine Stärkung ihrer Bindung zum Unternehmen.

Überdies muss das Unternehmen die Personalwechselquote und die Fehlzeiten regelmäßig nachverfolgen, um im Voraus etwaige Probleme zu erkennen und auf diese Weise den Abgang wichtiger Mitarbeiter zu verhindern.

Verschiebung von Entscheidungen

In manchen Unternehmen gibt es Verantwortliche, die im Hinblick auf organisatorische, operative oder finanzielle Belange nicht rechtzeitig handeln.

Die Verantwortlichen müssen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt treffen, um die Effizienz der Unternehmenstätigkeit nicht zu verringern.

Kontrolle von Geschäftsführung und Finanzen

Ungeeignetes Monitoring der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Manche Unternehmen vernachlässigen das Monitoring der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, vor allem in Zeiten, in denen die Geschäfte gut laufen. In Krisenzeiten wird es dann umso schwieriger, eine gute Zahlungsmoral einzuführen. Mängel in diesem Bereich können:

  • sich bestenfalls in Opportunitätskosten niederschlagen;
  • oder andernfalls zusätzliche Kosten in Verbindung mit hohen Zinsen aufgrund einer Finanzierung vorübergehender Fehlbeträge erzeugen;
  • oder aber schlimmstenfalls zu einer Insolvenz führen.

Das genaue Monitoring der Zahlungsbeträge und -termine von Forderungen und Verbindlichkeiten bildet die Grundlage einer guten Liquiditätssteuerung.

Fehlen eines regelmäßigen operativen und finanziellen Monitorings mit geeigneten Fristen

Manche Unternehmen erstellen ihre Jahresabschlüsse mehrere Monate nach dem Ende des Jahres und gewährleisten in der Zwischenzeit kein Finanzmonitoring bzw. nur ein Monitoring, dessen Ausführlichkeit für eine klare Entscheidungsfindung unzureichend ist.

Dieses Problem stellt sich sowohl bei den historischen Zahlen (Möglichkeit zur Umsetzung von Korrekturmaßnahmen bei rechtzeitiger Erkennung der Probleme) als auch bei den Vorschauzahlen (Prognosen, Budgets, Geschäftspläne).

Neben den Auswirkungen auf die unmittelbare Führung des Unternehmens kann es in diesem Fall auch zu höheren Finanzierungskosten bzw. schlimmstenfalls zur Verweigerung von Finanzierungen kommen, da transparente Daten für die Banken fehlen.

Wie beim Geschäftsmonitoring wird die Auswahl einer begrenzten Zahl von Leistungsindikatoren, die regelmäßig anhand von Kennzahlen-Übersichten überwacht werden, dringend empfohlen.

Dieses Monitoring durch Übersichten ermöglicht es:

  • etwaige Abweichungen (z. B. bei den Kosten) rechtzeitig zu erkennen;
  • Vergleiche mit den Mitbewerbern anzustellen, sofern vergleichbare Informationen vorliegen („Benchmarking“).

Die Häufigkeit des Monitorings muss dem jeweiligen Bereich angepasst werden:

  • das Monitoring der Kostenentwicklung kann bspw. monatlich oder vierteljährlich erfolgen;
  • während der Liquiditätsbedarf häufiger (wöchentlich oder sogar täglich) zu überwachen ist.

Unvollständige oder fehlende Analyse der Rentabilität von Investitionen

Investitionen in Produktionsmaschinen und -werkzeuge stellen im Hinblick auf den Abgang flüssiger Mittel häufig den größten Posten eines Unternehmens dar.

Eine Detailanalyse der von einer Investition erzeugten zukünftigen Cashflows und ein Vergleich zwischen einzelnen Alternativen sind fundamentale Aspekte in der Phase vor der Anschaffung.

Schwierigkeiten bei der Einhaltung der Zahlungsfristen im Hinblick auf die Pflichten gegenüber Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern

Einige Unternehmen haben mangels einer geeigneten Liquiditätssteuerung Schwierigkeiten, die Zahlungsfristen für Verbindlichkeiten aus Steuern und Sozialabgaben einzuhalten.

Oft ist es kurzfristig möglich, mit den jeweiligen Behörden und Stellen einen Zahlungsaufschub auszuhandeln, aber es kann sich hierbei nur um eine Übergangslösung handeln.

Unzureichende Eigenkapitaldecke

Die rechtzeitige Ermittlung eines zusätzlichen Eigenkapitalbedarfs ermöglicht die passende Ausarbeitung von Rekapitalisierungsplänen.

Zuständige Kontaktstellen

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