Einstellung der Tätigkeit bzw. Ausscheiden eines Geschäftsführers / Verwaltungsratsmitglieds der Gesellschaft

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Handelsgesellschaften, die ihre Tätigkeit beenden oder bei denen ein Geschäftsführer/Verwaltungsratsmitglied ausscheidet, müssen bestimmte Maßnahmen durchführen und Formalitäten erledigen, um sich an bestimmten Stellen abzumelden bzw. bestimmte Genehmigungen aufheben zu lassen. Dies betrifft folgende Bereiche:

  • die Niederlassungsgenehmigung (autorisation d'établissement);
  • die Sozialversicherung;
  • die Umsatzsteuer;
  • das Handelsregister;
  • die direkten Steuern usw.

Zielgruppe

Jede Handelsgesellschaft, die ihre Tätigkeit beendet oder bei der ein Geschäftsführer/Verwaltungsratsmitglied ausscheidet, muss dies den verschiedenen Stellen und Organisationen, bei denen sie angemeldet bzw. Mitglied ist, anzeigen.

Die Anzeige ist je nach Grund der Einstellung von den folgenden Personen durchzuführen:

  • im Falle des Ausscheidens eines Geschäftsführers/Verwaltungsratsmitglieds von den für die Gesellschaft zeichnungsberechtigten Personen;
  • im Falle einer Abtretung/Übertragung vom Zedenten;
  • im Falle einer Auflösung/Liquidation vom Liquidator;
  • im Falle einer Insolvenz vom Insolvenzverwalter.

Diese Abmeldungen/Austritte/Genehmigungsaufhebungen können insbesondere erforderlich sein infolge:

  • des Eintritts des Geschäftsführers/Verwaltungsratsmitglieds, der (das) Inhaber der Niederlassungsgenehmigung ist, in den Ruhestand;
  • von Krankheit oder Tod des Geschäftsführers/Verwaltungsratsmitglieds der (das) Inhaber der Niederlassungsgenehmigung ist;
  • eines Ausscheidens aus anderen Gründen (Kündigung, Mandatsende, Abberufung, Abtretung von Anteilen usw.) des Verwaltungsratsmitglieds/Geschäftsführers, das (der) Inhaber der Niederlassungsgenehmigung ist;
  • der Abtretung des Unternehmens;
  • der freiwilligen Auflösung/Liquidation der Gesellschaft;
  • der gerichtlichen Auflösung/Liquidation der Gesellschaft;
  • der Insolvenz der Gesellschaft.

Fristen

Die vor einem Notar unterzeichneten Urkunden über den Abschluss der Auflösung/Liquidation bzw. der Verlegung ins Ausland müssen durch den Notar binnen 15 Tagen ab der Unterzeichnung bei der Einregistrierungs-, Domänen- und Mehrwertsteuerverwaltung (Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA) eingetragen werden. Der Notar trägt danach für ihre Eintragung im Handels- und Firmenregister (Registre de commerce et des sociétés – RCS) Sorge und lässt den Vorgang im luxemburgischen Amtsblatt (Mémorial) bekannt machen.

Die Unterzeichner von privatschriftlichen Urkunden (d. h. ohne Heranziehung eines Notars) müssen ihre Urkunden innerhalb eines Monats nach Unterzeichnung eintragen lassen und zu Veröffentlichungszwecken einreichen.

Kosten

Nur die Formalitäten zur Eintragung/Hinterlegung/Bekanntmachung, die im RCS vorzunehmen sind, sind gebührenpflichtig.

Diese Gebühren werden anhand der Gebührenliste des RCS festgesetzt und sind von der Rechtsform des Unternehmens und der Art der hinterlegten Urkunde abhängig.

Vorgehensweise und Details

Aufhebung der Niederlassungsgenehmigung

Die Gesellschaft muss per Einschreiben einen Antrag auf Einstellung der Tätigkeit an die Generaldirektion KMU und Unternehmertum richten.

Der Antrag muss von der oder den für die Gesellschaft zeichnungsberechtigten Personen ordnungsgemäß ausgefüllt, datiert und unterschrieben werden.

Der Grund der Aufhebung (wegen Ausscheidens als Geschäftsführer/Verwaltungsratsmitglied oder wegen Geschäftsaufgabe) muss durch jedwedes beweiskräftige Dokument belegt werden, insbesondere durch:

  • Rücktrittsschreiben oder Kündigungsschreiben des Geschäftsführers/Verwaltungsratsmitglieds, der (das) Inhaber der Niederlassungsgenehmigung ist;
  • Kopie des Beschlusses der außerordentlichen Hauptversammlung über die Entlassung/Kündigung/Abberufung des Geschäftsführers/Verwaltungsratsmitglieds, der (das) Inhaber der Niederlassungsgenehmigung ist.

Abmeldung von der Sozialversicherung

Die Gesellschaft muss binnen 8 Tagen nach Einstellung ihrer Tätigkeit ihre Mitgliedschaft in der Sozialversicherung aufheben lassen. Hierfür muss sie:

Diese Erklärungen müssen von der oder den für die Gesellschaft zeichnungsberechtigten Personen ordnungsgemäß ausgefüllt, datiert und unterschrieben werden. Sie führen insbesondere auf:

  • die nationale Identifikationsnummer (matricule – 13-stellige Sozialversicherungsnummer) des Selbstständigen / die nationale Identifikationsnummer des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers;
  • die Anschrift, an der die Geschäftstätigkeit ausgeübt wird;
  • den Grund für die Einstellung der Tätigkeit/den Austritt des Arbeitnehmers;
  • das Datum des Tätigkeitsendes/des letzten Arbeitstages.
    Der Austrittserklärung für Selbstständige sind je nach Fall beizufügen:
    • die eingetragene Urkunde über die Abtretung von Anteilen bzw. den Rücktritt;
    • die Niederlassungsgenehmigung.

Die erklärende Person erhält zur Prüfung dann eine Empfangsbestätigung.

Meldung der Geschäftsaufgabe bei der Einregistrierungs-, Domänen- und Mehrwertsteuerverwaltung

Die Gesellschaft muss binnen 15 Tagen nach Einstellung ihrer Geschäftstätigkeit eine diesbezügliche Meldung an die Einregistrierungs-, Domänen- und Mehrwertsteuerverwaltung senden.

Die Meldung muss von der oder den für die Gesellschaft zeichnungsberechtigten Personen ordnungsgemäß ausgefüllt, datiert und unterschrieben werden. Sie führt insbesondere auf:

  • die MwSt.-Identifikationsnummer des Unternehmens;
  • die Kontaktdaten der Gesellschaft;
  • etwaig die Kontaktdaten der übernehmenden Gesellschaft;
  • den Firmenwert aufgeschlüsselt nach den einzelnen Umsatzsteuerarten, die bei der Veräußerung anwendbar sind.

Bei jeder Veräußerung, ausgenommen Veräußerungen eines Gesamtvermögens oder Teilvermögens, an einen anderen Steuerpflichtigen hat der Zedent die Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen und die fällige Steuer zu melden und abzuführen.

Löschung aus dem Handels- und Firmenregister (RCS)

Gesellschaften, die ihre Tätigkeit einstellen, müssen ungeachtet ihrer Rechtsform ihre Löschung aus dem Handels- und Firmenregister beantragen und die Urkunde, die die Einstellung beurkundet, veröffentlichen.

Wenn die Urkunde über die Auflösung/Abwicklung/Übertragung von einem Notar erstellt wird, stellt dieser die Eintragung im RCS und deren Veröffentlichung sicher.

Bei einer Privaturkunde muss der Unternehmer/Abwickler selbst die Löschung per elektronischer Eintragung im RCS veranlassen, wobei er insbesondere Folgendes angeben muss:

  • die Eintragungsnummer beim RCS;
  • den Namen und die Adresse der Gesellschaft;
  • das Datum der Geschäftsaufgabe;
  • den Grund der Löschung.
Der Erklärende muss seinem Hinterlegungsantrag das zur Veröffentlichung bestimmte Dokument beifügen, was je nach Fall, den Grund der Löschung benennen muss.

Mitteilung der Geschäftsaufgabe an die Steuerverwaltung

Nach der Löschung der Gesellschaft aus dem RCS trägt die Steuerverwaltung (Administration des contributions directes) nach dem Abschluss des Steuerjahres und der Prüfung dessen, ob die Gesellschaft ihren steuerlichen Pflichten in Bezug auf die Abführung der Lohnsteuer und auf Vorauszahlungen und die Zahlung von Hauptforderungen nachgekommen ist, für die Löschung der Gesellschaft aus ihren Büchern Sorge.

Die Gesellschaft kann dem zuständigen Steueramt (Bureau d'imposition) die Einstellung ihrer Tätigkeit jedoch auch per Post anzeigen, um die für das folgende oder das laufende Jahr festgesetzten Vorauszahlungen aufheben zu lassen.

Meldung der Betriebseinstellung bei genehmigungspflichtigen Betrieben

Betreiber genehmigungspflichtiger Betriebe, die den Betrieb endgültig einstellen, müssen dies melden.

Hierfür muss der Betreiber der zuständigen Behörde, die ihm die diesbezügliche Betriebsgenehmigung ausgestellt hat, per Einschreiben mit Rückschein eine Meldung in 4-facher Ausfertigung zukommen lassen.

Binnen 60 Tagen ab dem Eingang der Meldung über die Betriebseinstellung legen die zuständigen Behörden die Maßnahmen fest, die zum Schutze der Umwelt, der Arbeitnehmer, der Öffentlichkeit und gegebenenfalls der Anlieger im Allgemeinen durchzuführen sind.

Der Betreiber muss gegebenenfalls:

  • das Gelände dekontaminieren;
  • Verschmutzungen beseitigen;
  • das Gelände instand setzen.

Die Gesellschaft muss ferner abhängig von der Art ihrer Tätigkeit insbesondere:

  • die Einstellung ihrer Tätigkeit der Handelskammer melden (bei Kaufleuten);
  • die Handwerkskarte an die luxemburgische Handwerkskammer (Chambre des métiers) zurücksenden, die dann die entsprechende Meldung an die Sozialversicherungsträger vornimmt (bei Handwerkern);
  • das Ministerium für Wirtschaft (Ministère de l’Economie) / den Unternehmerverband (Fedil) in Kenntnis setzen (bei einer industriellen Tätigkeit).

Formulare/Online-Dienste

Antrag auf Einstellung der Tätigkeit

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