Anzeige und Verwaltung der Arbeitsunfähigkeitszeiten
Der Arbeitgeber muss die Arbeitsunfähigkeitszeiten seiner Arbeitnehmer monatlich bei der Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS) anzeigen, und zwar gleichzeitig mit der Anzeige der Löhne des vergangenen Monats.
Es gibt mehrere Arten von Arbeitsunfähigkeit:
- Urlaub bei Krankheit oder Unfall;
- Urlaub aus familiären Gründen;
- Mutterschaftsurlaub;
- Freistellung für schwangere oder stillende Frauen;
- Adoptionsurlaub;
- Sonderurlaub zur Sterbebegleitung.
Zielgruppe
Die Arbeitsunfähigkeitszeiten müssen vom Arbeitgeber angezeigt werden.
Voraussetzungen
Der Arbeitgeber zeigt die Arbeitsunfähigkeitszeiten der Arbeitnehmer an, vorausgesetzt:
- er hat seine Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung angemeldet;
- er wurde von seinen Arbeitnehmern über deren Arbeitsunfähigkeit informiert.
Fristen
Der Arbeitgeber muss alle Arbeitsunfähigkeitszeiten jedes seiner Arbeitnehmer monatlich binnen 10 Tagen nach jedem Monatsende anzeigen, und zwar gleichzeitig mit der Anzeige der Löhne.
Vorgehensweise und Details
Anzeige bei der CCSS
Der Arbeitgeber kann die Anzeige bei der CCSS vornehmen:
- indem er das Formular zur Anzeige der Arbeitsunfähigkeitszeiten verwendet oder;
- online über SECUline.
Durch die Anzeige der Arbeitsunfähigkeitszeiten und Löhne werden mögliche Erstattungen der vom Arbeitgeber während des Zeitraums der Entgeltfortzahlung gezahlten Vergütung automatisch in die Wege geleitet.
Der Arbeitgeber muss für jede ununterbrochene (d. h. nicht durch eine Wiederaufnahme der Arbeit unterbrochene) Arbeitsunfähigkeit Folgendes angeben:
- die 13-stellige nationale Identifikationsnummer (matricule) des betreffenden Arbeitnehmers;
- den Namen und Vornamen des Arbeitnehmers;
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit (d. h. der erste und der letzte Tag der ununterbrochenen Abwesenheit von der Arbeit);
- die Art der Arbeitsunfähigkeit.
Arbeitsunfähigkeiten, die sich über mehrere Monate erstrecken, müssen für jeden Monat einzeln gemeldet werden.
Seit dem 1. Januar 2020 muss der Arbeitgeber in der monatlichen Anzeige der Arbeitsunfähigkeitszeiten Folgendes angeben:
- die Arbeitsunfähigkeitszeiten des vorhergehenden Monats;
- die genaue Anzahl der jeweiligen Abwesenheitsstunden seiner Arbeitnehmer. Darin einzuschließen sind gegebenenfalls die Stunden (arbeitsunfähigkeitsbedingter Abwesenheit), die an gesetzlichen oder gebräuchlichen Feiertagen hätten geleistet werden müssen.
Die Anzahl der geltend gemachten Stunden (heures réclamées) darf nicht höher sein als die der angezeigten Arbeitsstunden.
Die geltend gemachten Stunden sind die Stunden der durch Arbeitsunfähigkeit bedingten Abwesenheit eines Arbeitnehmers, für die der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung sichergestellt hat.
Die in der Anzeige der Löhne angezeigten Stunden (heures déclarées) beinhalten:
- die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden (ohne Überstunden);
- die genommenen gesetzlichen Urlaubsstunden;
- die geltend gemachten Stunden.
Demnach sind geplante, aber nicht geleistete Überstunden nicht anzuzeigen.
Kostenerstattung
Die Mutualität der Arbeitgeber (Mutualité des employeurs - MDE) kann die vom Arbeitgeber verauslagten Löhne nur dann erstatten, wenn die Arbeitsunfähigkeitszeiten seiner Arbeitnehmer angezeigt wurden.
Bei Arbeitsunfähigkeit seiner Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber deren Vergütung bis zum Ende des Kalendermonats, in dem der 77. Abwesenheitstag liegt, weiterzahlen, dies während eines Bezugszeitraums von 18 aufeinanderfolgenden Kalendermonaten, was im Durchschnitt einem Zeitraum von 13 Wochen entspricht.
Die Erstattung der Leistungen wird von der CCSS für Rechnung der MDE vorgenommen, indem der entsprechende Betrag dem monatlichen Auszug gutgeschrieben wird.
Um eine automatische Erstattung für einen bestimmten Monat zu erhalten, muss der Arbeitgeber der CCSS Folgendes übermitteln:
- die Anzeige der Löhne, in der die tatsächliche Vergütung für den besagten Monat sowie die dieser Vergütung entsprechenden Arbeitsstunden aufgeführt sind;
- die Anzeige der Arbeitsunfähigkeitszeiten, in der Folgendes angegeben ist:
- die angezeigten Abwesenheitszeiträume und -stunden;
- die Art der Arbeitsunfähigkeit.
Die Einzelheiten der Erstattung für jeden Arbeitnehmer werden dem Arbeitgeber oder dessen Bevollmächtigten folgendermaßen zugesandt:
- über SECUline oder;
- bei Arbeitgebern, die ihre Anzeigen in Papierform vornehmen, in Form einer Aufstellung, die alle der Erstattung zugrundeliegenden Angaben enthält.
Jede nicht kohärente Anzeige von Angaben durch den Arbeitgeber führt automatisch zu einer Sperrung der Erstattung. Dies passiert beispielsweise, wenn die Anzeige der Arbeitsunfähigkeitszeiten eines vollen Monats mehr Abwesenheitsstunden als in der Anzeige der Löhne aufgeführte Arbeitsstunden enthält.
Die Entsperrung erfolgt erst dann, wenn der Arbeitgeber die ihm von der CCSS übermittelte Stundentabelle zurückgeschickt hat:
- Stundentabelle für die Anzeigen bezüglich der Zeiträume ab Januar 2020;
- Stundentabelle für die Anzeigen bezüglich der Zeiträume vor 2020.
Kommt der Arbeitnehmer seiner Pflicht zur Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Nationale Gesundheitskasse (Caisse nationale de santé - CNS) nicht nach, verlangt die CCSS vom Arbeitgeber, ihr das Original der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung seines Arbeitnehmers zukommen zu lassen.
Die Erstattung der Arbeitsunfähigkeitszeiten erfolgt monatlich durch Ausgleich mit sämtlichen von der CCSS geforderten Sozialversicherungsbeiträgen. Ist die Erstattung höher als die Beiträge, wird der überschüssige Betrag als Rücklage zurückbehalten, außer der Arbeitgeber fordert ausdrücklich eine Erstattung dieses Betrags.
Die Erstattung an den Arbeitgeber erfolgt nur, wenn:
- er die Arbeitsunfähigkeitszeiten sowie die Löhne und die entsprechenden Arbeitszeiten seiner Arbeitnehmer für den betreffenden Monat ordnungsgemäß angezeigt hat;
- er etwaigen Bitten um Berichtigungen oder Erläuterungen der CCSS nachgekommen ist.
Berechnungsmodus
Als Berechnungsgrundlage für die Erstattung dient der Bruttolohn, erhöht um die Arbeitgeberbeiträge für Renten-, Kranken- und Unfallversicherung.
Für die normalen (krankheits- oder unfallbedingten) Arbeitsunfähigkeiten werden dem Arbeitgeber 80 % dieses Betrags erstattet.
Bei folgenden Arbeitsunfähigkeiten beträgt die Erstattung an den Arbeitgeber 100 % dieses Betrags:
- Arbeitsunfähigkeiten aufgrund von Krankheit oder Unfall während der Probezeit von bis zu höchstens 3 Monaten;
- Arbeitsunfähigkeiten aufgrund von Urlaub aus familiären Gründen;
- Arbeitsunfähigkeiten aufgrund von Mutterschaftsurlaub oder Stillzeiten;
- Arbeitsunfähigkeiten aufgrund von Adoptionsurlaub;
- Arbeitsunfähigkeiten aufgrund von Sonderurlaub zur Sterbebegleitung.
Berechnung des zu erstattenden Betrags:
E = (B x ZS) / GS x 0,8 für zu 80 % erstattete Arbeitsunfähigkeiten
E = (B x ZS) / GS für zu 100 % erstattete Arbeitsunfähigkeiten
E = Erstattung
B = Berechnungsgrundlage
ZS = Zahl der Arbeitsunfähigkeitsstunden (von der CNS bestätigt)
GS = Gesamtsumme der Stunden, die in diesem Monat hätten geleistet werden müssen
Formulare/Online-Dienste
Arbeitsunfähigkeitsmeldung
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SECUline - communication en ligne avec le CCSS
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