Information von Arbeitnehmern und Dritten über die Überwachung am Arbeitsplatz

Seit dem 25. Mai 2018 ist es nicht mehr notwendig, eine Vorabgenehmigung für Zwecke der Überwachung am Arbeitsplatz bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz (Commission nationale pour la protection des données - CNPD) einzuholen.

Gleichzeitig wird die auf dem Arbeitgeber ruhende Informationspflicht deutlich verstärkt.

Zudem sind die Arbeitgeber / für die Verarbeitung Verantwortlichen nunmehr verpflichtet, ein Register für die Verarbeitungen personenbezogener Daten (insbesondere einschließlich der mit der Überwachung verbundenen Verarbeitungen) zu führen.

Verdeckte Überwachungsmaßnahmen dürfen niemals vom Arbeitgeber durchgeführt werden.

Zielgruppe

Jede Einrichtung, die aus legitimen Gründen Überwachungsmaßnahmen am Arbeitsplatz einsetzen möchte, wie z. B.:

  • Videoüberwachung;
  • elektronische Zugangskontrollen (z. B. Zugangskarten);
  • elektronische Arbeitszeitkontrollen;
  • Rückverfolgung von Gesprächen und/oder Aufzeichnung von Telefongesprächen;
  • Kontrollen der Internetnutzung oder der E-Mails;
  • Geolokalisierung (GPS) usw.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Vor der Umsetzung von Überwachungsmaßnahmen muss der Arbeitgeber insbesondere folgende Personen informieren:

  • kollektiv die Personalvertretung: den Betriebsrat oder – sollte es keinen solchen geben – das Gewerbe- und Grubenaufsichtsamt (Inspection du travail et des mines);
  • individuell die Arbeitnehmer.

Diese Vorabinformation beinhaltet:

  • eine ausführliche Beschreibung des Zwecks der beabsichtigten Verarbeitung;
  • die Modalitäten für die Umsetzung des Überwachungssystems;
  • die Dauer oder die Kriterien für die Speicherung der Daten;
  • eine formelle Verpflichtung des Arbeitgebers, die erfassten Daten nicht für einen anderen als den in der Vorabinformation ausdrücklich vorgesehenen Zweck zu verwenden.
Es wird dem Arbeitnehmer geraten, der Informationspflicht so nachzukommen, dass ihr ein bestimmtes Datum zugeordnet werden kann (beispielsweise ein Einschreiben an die betroffenen Arbeitnehmer).

Vorgehensweise und Details

BEDINGUNG FÜR DIE ZULÄSSIGKEIT EINER ÜBERWACHUNG AM ARBEITSPLATZ

Die Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke der Überwachung von Arbeitnehmern im Rahmen von Arbeitsverhältnissen darf seitens des Arbeitgebers nur erfolgen, wenn sie für Folgendes insbesondere notwendig ist:

  • die Erfüllung eines Vertrags, dessen Partei die betroffene Person ist;
  • die Einhaltung einer gesetzlichen Pflicht, welcher der Arbeitgeber unterliegt;
  • die Wahrung lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person;
  • die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
  • für die Zwecke berechtigter Interessen, die der Verantwortliche oder ein Dritter verfolgt, sofern nicht die Interessen oder Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen, die einen Schutz personenbezogener Daten verlangen.

Für die Einrichtung eines Videoüberwachungssystems kann der Arbeitgeber / für die Verarbeitung Verantwortliche allgemein vorbringen, dass die Verarbeitung für Zwecke seiner berechtigten Interessen erforderlich ist, es sei denn, die Interessen oder Grundfreiheiten der Person(en), die videoüberwacht werden soll(en), haben Vorrang.

Sollte die Überwachung nicht aufgrund einer gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Pflicht erfolgen, muss sie Gegenstand einer gemeinsamen Entscheidung des Arbeitgebers und des Betriebsrats sein, wenn sie umgesetzt wird:

  • aufgrund der Bedürfnisse in Sachen Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer;
  • für die Kontrolle der Produktion oder der Leistungen des Arbeitnehmers, sofern eine solche Maßnahme die einzige Möglichkeit ist, den genauen Lohn zu bestimmen;
  • im Rahmen der Arbeitsorganisation gemäß einer Gleitzeitregelung.

VORHERIGE STELLUNGNAHME DER CNPD

Beabsichtigt der Arbeitgeber die Umsetzung einer Maßnahme zur Überwachung der Arbeitnehmer, kann/können der Betriebsrat oder in dessen Ermangelung die betroffenen Arbeitnehmer einen Antrag auf vorherige Stellungnahme bei der CNPD einreichen.

Der Antrag muss innerhalb von 15 Tagen ab der Vorabinformation gestellt werden.

Die Stellungnahme der CNPD bezieht sich auf die Konformität der geplanten Verarbeitung für Zwecke der Überwachung des Arbeitnehmers im Rahmen der Arbeitsverhältnisse.

Die CNPD muss ihre Stellungnahme innerhalb des Monats abgeben, in dem:

  • der Antrag auf vorherige Stellungnahme und/oder;
  • alle von ihr benötigten Informationen eingegangen sind.
Die CNPD kann beim Antragsteller sowie gegebenenfalls beim Verantwortlichen um zusätzliche Informationen ersuchen, indem sie direkt Kontakt mit ihnen aufnimmt.

Dieses Ersuchen hat innerhalb dieser Frist aufschiebende Wirkung. Der Arbeitgeber/Verantwortliche kann die Überwachung vor dem Eingang der Stellungnahme der CNPD demnach nicht durchführen.

Bei der Stellungnahme der CNPD handelt es sich nicht um eine Entscheidung, gegen die ein Rechtsbehelf eingelegt werden kann. Der Arbeitgeber ist auch nicht verpflichtet, diese Stellungnahme zu befolgen, selbst dann nicht, wenn er darauf hingewiesen wird, dies zu tun.

Die betroffenen Arbeitnehmer haben zudem das Recht auf Einreichung einer Beschwerde bei der CNPD. Eine derartige Beschwerde stellt weder einen schwerwiegenden noch einen berechtigten Kündigungsgrund dar.

DATENSCHUTZ-FOLGENABSCHÄTZUNG

Entsprechend der geplanten Überwachungsmaßnahme muss vom Arbeitgeber/Verantwortlichen eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchgeführt werden.

Die systematische umfangreiche Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche erfordert grundsätzlich eine DSFA aufgrund des hohen Risikos, das sie für die Rechte und Freiheiten der Personen darstellen kann. Dies kann für die Installation eines Videoüberwachungssystems der Fall sein.

Die CNPD ist für die Erstellung und Veröffentlichung einer Liste der Arten der Verarbeitung personenbezogener Daten zuständig, die eine „DSFA“ erfordern.

DATENVERARBEITUNG IN SACHEN VIDEOÜBERWACHUNG

Der Arbeitgeber/Verantwortliche muss auf Überwachungsmittel zurückgreifen, die die Privatsphäre des Arbeitnehmers optimal schützen.

Die Arbeitnehmer haben grundsätzlich das Recht, keiner dauerhaften oder kontinuierlichen Überwachung unterworfen zu werden.

Eine Videoüberwachung ist insbesondere nicht gestattet:

  • in einem Büro oder einer Werkstatt, in dem/der ein oder mehrere Arbeitnehmer dauerhaft arbeiten;
  • an Orten:
    • die den Arbeitnehmern für eine private Nutzung vorbehalten sind, oder;
    • die nicht zur Erfüllung von Arbeitsaufgaben dienen (beispielsweise Toiletten, Umkleideräume usw.).

Eine dauerhafte Überwachung von nicht angestellten Personen ist auch nicht immer zulässig (beispielsweise in einem Essensraum mit Verzehrtischen).

Es darf nur gefilmt werden, was für die vom Arbeitgeber/Verantwortlichen verfolgten Zwecke unbedingt notwendig scheint. Die Verarbeitungsvorgänge dürfen nicht unverhältnismäßig sein.

Das Sichtfeld der Kameras, die die internen/externen Zugänge eines Gebäudes filmen, muss auf die unbedingt notwendige Fläche beschränkt sein, um die Personen zu visualisieren, die hinein- oder herausgehen wollen. Öffentliche Verkehrswege dürfen dabei nicht erfasst werden.

Ist dies nicht möglich, muss der Arbeitgeber/Verantwortliche auf Ausblendungen/Verpixelungen zurückgreifen, um das Sichtfeld auf sein Eigentum zu begrenzen.

Es muss fallweise eine Situationsanalyse durchgeführt werden, um die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit einer Videoüberwachung zu analysieren.

Eine Videoüberwachung mit Kameras darf sich nur auf Bilder unter Ausschluss von Tönen beziehen.

Bilder können wie folgt gespeichert werden:

  • grundsätzlich 8 Tage lang;
  • ausnahmsweise 30 Tage lang. Der Arbeitgeber/Verantwortliche muss die Gründe für diese Verlängerung angeben;
  • noch länger bei einem Zwischenfall oder einem Verstoß. Bei Bedarf können die Bilder den zuständigen Polizei- oder Justizbehörden übermittelt werden.

Der Arbeitgeber/Verantwortliche muss dafür Sorge tragen, dass die Bilder nach Ablauf der Speicherfrist vernichtet werden.

Zuständige Kontaktstellen

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