Information von Arbeitnehmern und Dritten über die Überwachung am Arbeitsplatz

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Die Gesetzgebung hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten soll die Grundfreiheiten und -rechte der natürlichen Personen und insbesondere ihre Privatsphäre und gleichzeitig die Interessen der juristischen Person schützen.

Daraus ergibt sich, dass eine Überwachung der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz in der Regel nicht erlaubt ist.

Die Nationale Kommission für den Datenschutz (Commission nationale pour la protection des données - CNPD) kann einem Unternehmen jedoch auf dessen Antrag die Genehmigung erteilen, in einigen streng limitierten Fällen auf gewisse Überwachungsmaßnahmen zurückzugreifen.

In all diesen Fällen muss der Arbeitgeber ein bestimmtes Verfahren einhalten und insbesondere die Arbeitnehmer über die Überwachung am Arbeitsplatz informieren.

Die Überwachung beinhaltet jede Tätigkeit, die anhand von technischen Instrumenten betrieben wird und in der nicht gelegentlichen Beobachtung, Erhebung oder Aufzeichnung von Daten über eine oder mehrere Personen und deren Verhalten, Bewegungen, Gespräche oder Verwendung von elektronischen und IT-Geräten besteht.

Zielgruppe

Der Arbeitgeber muss bei der CNPD eine Genehmigung beantragen, wenn er aus legitimen Gründen Überwachungsmaßnahmen am Arbeitsplatz einsetzen möchte, wie z. B.:

  • Videoüberwachung;
  • elektronische Zugangskontrollen (Bsp.: Zugangskarten);
  • elektronische Arbeitszeitkontrollen;
  • Rückverfolgung von Gesprächen und/oder Aufzeichnung von Telefongesprächen;
  • Kontrollen der Internetnutzung oder der E-Mails;
  • Geolokalisierung (GPS) usw.

Der Arbeitgeber muss folgende Personen über die eingesetzten Maßnahmen informieren:

  • die der Überwachung am Arbeitsplatz ausgesetzten Arbeitnehmer;
  • die unternehmensfremden Personen (Kunden, Lieferanten, Besucher), die direkt oder indirekt überwacht werden könnten;
  • die Personalvertretung (gemischter Betriebsausschuss (bis zu den nächsten Betriebsratswahlen) oder, in Ermangelung eines solchen, den Betriebsrat, oder in Ermangelung eines solchen, die Gewerbeaufsicht).

Es sei angemerkt, dass die gemischten Betriebsausschüsse nach den nächsten Betriebsratswahlen, die nach dem 1. Januar 2016 stattfinden, wegfallen werden. Ab diesen Betriebsratswahlen werden die Vorrechte, die bisher den gemischten Betriebsausschüssen zuteil wurden, in Unternehmen, die während der 12 Monate vor dem 1. Tag des Aushangs zur Ankündigung der Wahlen weniger als 150 Arbeitnehmer beschäftigt haben, von den Betriebsräten ausgeübt.

Bis zu den nächsten Wahlen behalten die eingesetzten gemischten Betriebsausschüsse ihre Zuständigkeiten.

Vorgehensweise und Details

Legitime Gründe für eine Überwachung am Arbeitsplatz

Eine Verarbeitung zu Überwachungszwecken ist nur dann möglich, wenn sie erforderlich ist:

  • aufgrund der Bedürfnisse in Sachen Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer;
  • aufgrund der Bedürfnisse in Sachen Schutz von Gütern (im restriktiven Sinne) des Unternehmens;
  • für die Kontrolle des Herstellungverfahrens, die sich lediglich auf die Maschinen bezieht;
  • für die zeitweilige Kontrolle der Produktion oder der Leistungen des Arbeitnehmers, sofern eine solche Maßnahme die einzige Möglichkeit ist, den genauen Lohn zu bestimmen;
  • im Rahmen der Arbeitsorganisation gemäß einer Gleitzeitregelung.

Die vorübergehende Überwachung der Produktion oder der Leistungen eines Arbeitnehmers wird in der Regel nicht genehmigt, es sei denn sie ist die einzige Möglichkeit, um die genaue Vergütung des Arbeitnehmers zu bestimmen.

Nach dem derzeitigen Stand der Gesetzgebung ist die Überwachung am Arbeitsplatz aus den folgenden Gründen nicht erlaubt:

  • zum Schutz von wirtschaftlichen, finanziellen und geschäftlichen Interessen der für die Verarbeitung Verantwortlichen;
  • bei Feststellung von ungesetzlichen oder unmoralischen Handlungen;
  • um die Arbeitsorganisation zu optimieren.

Die Einwilligung der Arbeitnehmer (beispielsweise in ihrem Arbeitsvertrag) ist keine Legitimierung der Überwachung am Arbeitsplatz.

Erforderliche Zustimmungen

Um eine Genehmigung zu erhalten, seine Arbeitnehmer am Arbeitsplatz zu überwachen, muss der Arbeitgeber:

  • eine Vorabgenehmigung zur Datenverarbeitung bei der CNPD beantragen;
  • folgende Personen über die eingesetzten Maßnahmen informieren:
    • die Arbeitnehmer, die von der Überwachung betroffen sein könnten;
    • die Personalvertretung;
    • gegebenenfalls die unternehmensfremden Personen (Kunden, Lieferanten, Besucher usw.), die direkt oder indirekt überwacht werden könnten;
  • die Zustimmung des gemischten Betriebsausschusses (bis zu den nächsten Betriebsratswahlen), sofern es einen solchen gibt, einholen.

Überwachungsmaßnahmen, deren Ziel der Schutz von Gütern des Unternehmens oder die Kontrolle des Herstellungsverfahrens, die sich lediglich auf die Maschinen bezieht, ist, bedürfen keiner Zustimmung des gemischten Betriebsausschusses.

Es sei angemerkt, dass die gemischten Betriebsausschüsse nach den nächsten Betriebsratswahlen, die nach dem 1. Januar 2016 stattfinden, wegfallen werden. Ab diesen Betriebsratswahlen werden die Vorrechte, die bisher den gemischten Betriebsausschüssen zuteil wurden, in Unternehmen, die während der 12 Monate vor dem 1. Tag des Aushangs zur Ankündigung der Wahlen mindestens 150 Arbeitnehmer beschäftigt haben, von den Betriebsräten ausgeübt.

Bis zu den nächsten Wahlen behalten die eingesetzten gemischten Betriebsausschüsse ihre Zuständigkeiten.

Der Arbeitgeber muss in der Regel jeden Arbeitnehmer einzeln und schriftlich informieren, wie auch den gemischten Betriebsausschuss (bis zu den nächsten Betriebsratswahlen) oder, in Ermangelung eines solchen, den Betriebsrat, oder in Ermangelung eines solchen, die Gewerbeaufsicht).

Im Falle einer Videoüberwachung ist die Information per Aushang ausreichend.

Werden die Daten gespeichert, ist es ratsam, deutlich anzugeben, dass die betroffenen Personen über ein Zugangsrecht und ein Recht auf Berichtigung dieser Daten besitzen.

Sonderfälle 

Videoüberwachung

Der Arbeitgeber kann den Arbeitsplatz mit der vorherigen Genehmigung der CNPD per Video überwachen, wenn er dafür legitime Gründe hat.

Betrifft die Überwachung Personen, bei denen es sich nicht um seine Arbeitnehmer handelt, und werden die Daten nicht gespeichert, ist der Arbeitgeber von der Vorabgenehmigung befreit und muss lediglich über die Videoüberwachung informieren.

Überwachung der Internetnutzung und der E-Mails

Die sog. „Cyberüberwachung” ist ein kritisches Thema, da sie die Privatsphäre der Arbeitnehmer betrifft. Jede Form von Überwachung der Internetnutzung und von E-Mails bedarf einer Genehmigung.

Falls sie genehmigt wird, muss die Kontrolle der Überwachung der Internetnutzung und der E-Mails unter Einhaltung der Empfehlungen der CNPD durchgeführt werden.

Überwachung von Telefongesprächen

Die Aufzeichnung von Telefongesprächen ist untersagt, außer wenn es sich dabei um das einzige Mittel für den Nachweis eines Geschäfts oder eines geschäftlichen Gesprächs handelt.

In diesem Fall kann sie gemäß dem oben beschriebenen Verfahren genehmigt werden.

Danach kann die Aufzeichnung vorgenommen werden, wobei folgende vorsorgliche Maßnahmen zu treffen sind:

  • die Gesprächsteilnehmer müssen über Folgendes informiert werden:
    • über die Tatsache, dass ihr Gespräch aufgezeichnet werden könnte;
    • über die Gründe für diese Aufzeichnung;
    • über die maximale Aufbewahrungsdauer dieser Aufzeichnung;
  • die aufgezeichneten Gespräche müssen gelöscht werden, wenn das verfolgte Ziel erreicht wurde, und spätestens bei Ablauf der gesetzlichen Frist für den Widerruf des betreffenden Geschäfts;
  • der Arbeitgeber muss den Wirkungskreis dieser Überwachung deutlich festlegen und den Arbeitnehmern mitteilen;
  • die betroffenen Arbeitnehmer müssen über Möglichkeiten verfügen, Gespräche zu führen, die nicht aufgezeichnet werden (nicht mit dem Aufzeichnungssystem verbundene Telefonapparate oder Möglichkeiten, die Aufzeichnung zu deaktivieren).

Die Rückverfolgung von telefonischen Gesprächen oder elektronischen Kommunikationen ist streng geregelt.

Zuständige Kontaktstellen

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