Verwaltung einer SA

Die Verwaltung einer Société anonyme (vergleichbar mit einer Aktiengesellschaft nach deutschem Recht) kann nach 2 unterschiedlichen Systemen erfolgen:

  • entweder nach dem herkömmlichen Verwaltungssystem mit einem Verwaltungsrat;
  • oder nach dem dualistischen Verwaltungssystem, bestehend aus:
    • einem Direktorium, das mit der Geschäftsführung der Gesellschaft betraut ist;
    • und einem Aufsichtsrat, dessen Aufgabe in einer fortlaufenden Kontrolle der Geschäftsführung des Direktoriums besteht.

Die Gesellschaft kann während der Dauer ihres Bestehens durch Satzungsänderung von einem Verwaltungssystem zum anderen wechseln.

Der Verwaltungsrat oder das Direktorium, je nach dem gewählten System, bildet das ausführende Organ der Gesellschaft und führt und verwaltet deren Geschäfte.

How to proceed

Verwaltungsrat

Mandat als Verwaltungsratsmitglied

Es muss mindestens drei Verwaltungsratsmitglieder geben, es sei denn, die Gesellschaft wird von einem einzigen Aktionär gegründet oder es wird auf einer Hauptversammlung der Aktionäre festgestellt, dass diese nur einen einzigen Aktionär hat. Die Zusammensetzung des Verwaltungsrates kann in einem solchen Fall bis zu der ordentlichen Hauptversammlung, die auf die Feststellung folgt, dass es mehr als einen Aktionär gibt, auf ein einziges Mitglied beschränkt werden.

Die Verwaltungsratsmitglieder können gebietsansässig oder nicht-gebietsansässig sein.

Die Verwaltungsratsmitglieder können juristische Personen sein, jedoch unter der Voraussetzung, dass die juristische/n Person/en einen ständigen Vertreter ernennt/ernennen, d. h. eine natürliche Person, die mit der Erfüllung dieses Auftrags in ihrem Namen und auf ihre Rechnung beauftragt ist. Dieser Vertreter unterliegt den gleichen Bedingungen und haftet zivilrechtlich gesehen gleichermaßen, wie wenn er das Mandat als Verwaltungsratsmitglied in eigenem Namen und für eigene Rechnung ausführen würde, unbeschadet der solidarischen Haftung der juristischen Person, die er vertritt. Diese kann ihren Vertreter zudem nur dann abberufen, wenn sie gleichzeitig seinen Nachfolger ernennt.

Die Mitglieder des Verwaltungsrates werden von der Hauptversammlung der Aktionäre für eine erneuerbare Amtszeit von höchstens sechs Jahren ernannt.

Wenn das Amt eines von der Hauptversammlung ernannten Verwaltungsratsmitglieds nicht besetzt ist, haben die verbleibenden Verwaltungsratsmitglieder im Ausnahmefall das Recht, eine Person als Stellvertreter hinzuzuwählen, sofern die Satzung der Gesellschaft keine anderslautenden Bestimmungen enthält. In einem solchen Fall wird diese Person auf der ersten auf diese Ernennung folgenden Hauptversammlung definitiv gewählt.

Ein Verwaltungsratsmitglied hat das Recht, jederzeit von seinem Amt zurückzutreten. Es muss jedoch seine Funktionen weiter erfüllen, bis seine Nachfolge sichergestellt ist.

Das Mandat des Verwaltungsratsmitglieds kann von der Hauptversammlung der Aktionäre „ad nutum“ (ohne Angabe von Gründen, fristlos und ohne Entschädigung) gekündigt werden. 

Aufgrund des „intuitu personae“-Charakters seines Mandats (in Anbetracht der Person übertragen) kann ein Verwaltungsratsmitglied sich auf einer Sitzung des Verwaltungsrates nicht durch einen Dritten vertreten lassen, es sei denn, die Satzung enthält eine besondere Bestimmung, die zulässt, dass ein anderes Verwaltungsratsmitglied als sein Bevollmächtigter ernannt wird.

Der Verwaltungsrat wählt aus seiner Mitte einen Vorsitzenden.

Aufgaben des Verwaltungsrats

Geschäftsführung

Der Verwaltungsrat stellt die Führung der Gesellschaft im Hinblick auf die Erfüllung des Gesellschaftszwecks sicher.

Die Gesellschaft wird durch Handlungen der Verwaltungsratsmitglieder gebunden, auch wenn diese die Kompetenzen des Verwaltungsrates überschreiten, die durch den Gesellschaftszweck oder durch sonstige Bestimmungen der Satzung festgelegt sind, es sei denn, die Gesellschaft weist nach, dass der Dritte wusste, dass die Handlung diesen Gesellschaftszweck überschritt oder dass ihm dies unter den gegebenen Umständen nicht unbekannt sein konnte (die bloße Veröffentlichung der Satzung gilt nicht als ein solcher Nachweis).

Der Verwaltungsrat kann die tägliche Geschäftsführung und die damit verbundene Vertretung der Gesellschaft an ein oder mehrere Verwaltungsratsmitglieder, Direktoriumsmitglieder, Geschäftsführer oder sonstige Erfüllungsgehilfen übertragen, deren Handlungen die Gesellschaft gegenüber Dritten binden, selbst wenn sie die übertragenen Verantwortlichkeiten überschreiten (sofern die Dritten in gutem Glauben sind).

Durch das Delegieren an ein Mitglied des Verwaltungsrates unterwirft sich der Verwaltungsrat der Verpflichtung, der Hauptversammlung der Aktionäre jährlich Rechenschaft über Vergütungen, Bezüge und jegliche Vergünstigungen, die dem Delegierten gewährt werden, abzulegen.

Anm.: Die Satzung kann die allgemeine Verwaltung keinesfalls an die Gesellschaft einer bestimmten Person delegieren.
Vertretung

Der Verwaltungsrat vertritt die Gesellschaft gegenüber Dritten und vor Gericht.

Die Gesellschaft kann entsprechend der in der Satzung gewährten Unterschriftsvollmacht von einem oder mehreren Verwaltungsratsmitgliedern vertreten werden: alleinige Unterschrift eines einzigen Verwaltungsratsmitglieds oder gemeinsame Unterschrift von zwei (oder mehreren) Verwaltungsratsmitgliedern.

Die Gesellschaft kann im Rahmen des Alltagsgeschäfts auch durch einen Delegierten vertreten werden oder im Rahmen einer bestimmten Handlung durch einen Bevollmächtigten.

Durch das Delegieren an ein Mitglied des Verwaltungsrates unterwirft sich der Verwaltungsrat der Verpflichtung, der Hauptversammlung der Aktionäre jährlich Rechenschaft über Vergütungen, Bezüge und jegliche Vergünstigungen, die dem Delegierten gewährt werden, abzulegen.

Direktorium und Aufsichtsrat

Dieses Verwaltungssystem verbindet zwei Organe: das Direktorium und den Aufsichtsrat. Diese Funktionsweise soll eine bessere Verteilung der Befugnisse zwischen denen, die mit der Geschäftsführung betraut sind (das Direktorium) und denen, deren Aufgabe es ist, eine ständige Kontrolle der Verwaltung auszuüben (der Aufsichtsrat), sicherstellen.

Mandat als Direktoriumsmitglied

Die Anzahl seiner Mitglieder oder die Regeln für seine Bestimmung werden durch die Satzung oder in Ermangelung einer solchen durch den Aufsichtsrat festgelegt.

In Einzelunternehmer-Aktiengesellschaften oder in Unternehmen mit einem Gesellschaftskapital von weniger als 500.000 Euro kann eine Einzelperson die Funktionen des Direktoriums ausüben.

Die Direktoriumsmitglieder werden vom Aufsichtsrat ernannt, es sei denn, dass dieses Recht laut Satzung der Gesellschaft der Hauptversammlung der Aktionäre vorbehalten ist. In diesem Fall ist allein diese Versammlung dafür zuständig.

Ein Direktoriumsmitglied darf nicht Mitglied des Aufsichtsrats sein.

Die Direktoriumsmitglieder können Gebietsansässige oder Nicht-Gebietsansässige sein.

Die Direktoriumsmitglieder können juristische Personen sein, jedoch unter der Voraussetzung, dass die juristische/n Person/en einen ständigen Vertreter ernennt/ernennen, d. h. eine natürliche Person, die mit der Erfüllung dieses Auftrags in ihrem Namen und auf ihre Rechnung beauftragt ist. Dieser Vertreter unterliegt den gleichen Bedingungen und haftet zivilrechtlich gesehen gleichermaßen, wie wenn er das Mandat als Direktoriumsmitglied in eigenem Namen und für eigene Rechnung ausführen würde, unbeschadet der solidarischen Haftung der juristischen Person, die er vertritt. Diese kann ihren Vertreter zudem nur dann abberufen, wenn sie gleichzeitig seinen Nachfolger ernennt.

Die Direktoriumsmitglieder werden für eine in der Satzung festgelegte Periode von höchstens sechs Jahren ernannt. Sie können wiedergewählt werden.

Wenn das Amt eines Direktoriumsmitglieds nicht besetzt ist, haben die verbleibenden Mitglieder im Ausnahmefall das Recht, dieses Amt übergangsweise zu besetzen, sofern die Satzung keine anderslautenden Bestimmungen enthält. In diesem Fall nimmt der Aufsichtsrat oder je nach Fall die Hauptversammlung auf ihrer ersten auf dieses Ereignis folgenden Tagung die endgültige Wahl vor.

Wenn im Direktorium eine Position nicht besetzt ist, kann der Aufsichtsrat im Ausnahmefall eines seiner Mitglieder dazu bestimmen, die Funktionen eines Direktoriumsmitglieds auszuüben. Während dieses Zeitraums sind die Funktionen des Betreffenden in seiner Eigenschaft als Mitglied des Aufsichtsrates ausgesetzt.

Ein Direktoriumsmitglied hat das Recht, jederzeit von seinem Amt zurückzutreten. Es muss jedoch seine Funktionen weiter erfüllen, bis seine Nachfolge sichergestellt ist.

Die Direktoriumsmitglieder können vom Aufsichtsrat sowie, sofern dies in der Satzung vorgesehen ist, von der Hauptversammlung abberufen werden.

Aufgaben des Direktoriums

Geschäftsführung

Das Direktorium ist befugt, alle zur Erfüllung des Gesellschaftszwecks notwendigen oder nützlichen Handlungen vorzunehmen, mit Ausnahme derjenigen, die laut Gesetz oder Satzung dem Aufsichtsrat und der Hauptversammlung vorbehalten sind.

Die Gesellschaft wird durch Handlungen der Direktoriumsmitglieder gebunden, auch wenn diese die Kompetenzen des Direktoriums überschreiten, die durch den Gesellschaftszweck oder durch sonstige Bestimmungen der Satzung festgelegt sind, es sei denn, die Gesellschaft weist nach, dass der Dritte wusste, dass die Handlung diesen Gesellschaftszweck überschritt oder dass ihm dies unter den gegebenen Umständen nicht unbekannt sein konnte (die bloße Veröffentlichung der Satzung gilt nicht als ein solcher Nachweis).

Das Direktorium kann die tägliche Geschäftsführung und die damit verbundene Vertretung der Gesellschaft an ein oder mehrere Direktoriumsmitglieder, Geschäftsführer oder sonstige Erfüllungsgehilfen übertragen, die Aktionäre sein können, aber nicht müssen, mit Ausnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrates. Ihre Handlungen binden die Gesellschaft gegenüber Dritten, selbst wenn sie die übertragenen Verantwortlichkeiten überschreiten (sofern die Dritten in gutem Glauben sind).

Die Ernennung, die Abberufung und die Aufgaben dieser Delegierten für die alltägliche Geschäftsführung werden von der Satzung oder durch einen Beschluss der zuständigen Organe geregelt.

Durch das Delegieren an ein Direktoriumsmitglied unterwirft sich das Direktorium der Verpflichtung, der ordentlichen Hauptversammlung jährlich Rechenschaft über Vergütungen, Bezüge und jegliche Vergünstigungen, die dem Delegierten gewährt werden, abzulegen.

Vertretung

Das Direktorium vertritt die Gesellschaft gegenüber Dritten und vor Gericht.

Die Gesellschaft kann entsprechend der in der Satzung gewährten Unterschriftsvollmacht von einem oder mehreren Direktoriumsmitgliedern vertreten werden: alleinige Unterschrift eines einzigen Direktoriumsmitglieds oder gemeinsame Unterschrift von zwei (oder mehreren) Direktoriumsmitgliedern.

Die Gesellschaft kann im Rahmen des Alltagsgeschäfts auch durch einen Delegierten vertreten werden oder im Rahmen einer bestimmten Handlung durch einen Bevollmächtigten.

Durch das Delegieren an ein Direktoriumsmitglied unterwirft sich das Direktorium der Verpflichtung, der ordentlichen Hauptversammlung der Aktionäre jährlich Rechenschaft über Vergütungen, Bezüge und jegliche Vergünstigungen, die dem Delegierten gewährt werden, abzulegen.

Mandat als Aufsichtsratsmitglied

Es muss mindestens drei Aufsichtsratsmitglieder geben, es sei denn, die Gesellschaft wird von einem einzigen Aktionär gegründet oder es wird auf einer Hauptversammlung der Aktionäre festgestellt, dass diese nur einen einzigen Aktionär hat. Die Zusammensetzung des Aufsichtsrates kann in einem solchen Fall bis zu der ordentlichen Hauptversammlung, die auf die Feststellung folgt, dass es mehr als einen Aktionär gibt, auf ein einziges Mitglied beschränkt werden.

Ein Aufsichtsratsmitglied darf nicht Mitglied des Direktoriums sein. Wenn im Direktorium eine Position nicht besetzt ist, kann der Aufsichtsrat eines seiner Mitglieder dazu bestimmen, die Funktionen eines Direktoriumsmitglieds auszuüben. Während dieses Zeitraums sind die Funktionen des Betreffenden in seiner Eigenschaft als Mitglied des Aufsichtsrates ausgesetzt.

Die Aufsichtsratsmitglieder können Gebietsansässige oder Nicht-Gebietsansässige sein.

Die Aufsichtsratsmitglieder können juristische Personen sein, jedoch unter der Voraussetzung, dass die juristische/n Person/en einen ständigen Vertreter ernennt/ernennen, d. h. eine natürliche Person, die mit der Erfüllung dieses Auftrags in ihrem Namen und auf ihre Rechnung beauftragt ist. Dieser Vertreter unterliegt den gleichen Bedingungen und haftet zivilrechtlich gesehen gleichermaßen, wie wenn er das Mandat als Verwaltungsratsmitglied in eigenem Namen und für eigene Rechnung ausführen würde, unbeschadet der solidarischen Haftung der juristischen Person, die er vertritt. Diese kann ihren Vertreter zudem nur dann abberufen, wenn sie gleichzeitig seinen Nachfolger ernennt.

Die Mitglieder des Aufsichtsrates werden von der Hauptversammlung der Aktionäre für eine erneuerbare Amtszeit von höchstens sechs Jahren ernannt.

Wenn das Amt eines von der Hauptversammlung ernannten Aufsichtsratsmitglieds nicht besetzt ist, haben die verbleibenden Aufsichtsratsmitglieder das Recht, eine Person als Stellvertreter hinzuzuwählen, sofern die Satzung der Gesellschaft keine anderslautenden Bestimmungen enthält. In einem solchen Fall wird diese Person auf der ersten auf diese Ernennung folgenden Hauptversammlung definitiv gewählt.

Aufgaben des Aufsichtsrates

Der Aufsichtsrat übt die ständige Kontrolle über die Geschäftsführung der Gesellschaft durch das Direktorium aus, ohne sich in diese Geschäftsführung einmischen zu dürfen.

Der Aufsichtsrat hat ein unbegrenztes Recht auf Einsichtnahme und auf Befragung der Direktoriumsmitglieder zu sämtlichen Vorgängen in der Gesellschaft. Er darf die Bücher, den Schriftverkehr, die Protokolle und allgemein sämtliche Schriftstücke und Dokumente der Gesellschaft einsehen.

Das Direktorium übergibt dem Aufsichtsrat mindestens alle drei Monate einen schriftlichen Bericht über den Fortgang der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft und ihre voraussichtliche Entwicklung. Darüber hinaus teilt das Direktorium dem Aufsichtsrat rechtzeitig sämtliche Informationen über Ereignisse mit, die spürbare Auswirkungen auf die Lage der Gesellschaft haben können.

Der Aufsichtsrat kann einem oder mehreren seiner Mitglieder sämtliche Sondervollmachten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke übertragen. Er kann die Einrichtung von Ausschüssen beschließen, deren Zusammensetzung und Befugnisse er festlegt und die ihre Tätigkeit unter seiner Verantwortung ausüben, ohne dass durch diese Befugnisse einem Ausschuss die Vollmachten übertragen werden können, die laut Gesetz oder Satzung dem Aufsichtsrat selbst zugewiesen sind, oder dass hierdurch die Vollmachten des Direktoriums verringert oder eingeschränkt werden.

Sitzung des Leitungsorgans

Einberufung und Abhaltung der Sitzungen

Der Verwaltungsrat, das Direktorium und der Aufsichtsrat wählen unter ihren Mitgliedern einen Vorsitzenden.

Die Art der Einberufung der Verwaltungsrats-, Direktoriums- und Aufsichtsratsmitglieder wird in der Satzung nach freiem Ermessen festgelegt.

Der Aufsichtsrat tritt auf Einladung seines Vorsitzenden zusammen. Der Vorsitzende des Aufsichtsrates hat diesen auf Antrag von mindestens zwei Mitgliedern des Aufsichtsrates oder des Direktoriums einzuberufen.

Die Häufigkeit der Aufsichtsratssitzungen wird in der Satzung festgelegt.

Der Aufsichtsrat kann die Mitglieder des Direktoriums dazu einladen, an den Aufsichtsratssitzungen mit beratender Stimme teilzunehmen.

Der Verwaltungsrat, das Direktorium und der Aufsichtsrat sind Kollegialorgane und alle ihre Beschlüsse müssen nach vorheriger Beratung gefasst werden.

Ausgenommen gegenteilige Bestimmungen der Satzung und unbeschadet strengerer gesetzlicher Bestimmungen gelten für die Beschlussfähigkeit und die Beschlussfassung von Verwaltungsrat, Aufsichtsrat und Direktorium der Gesellschaft die folgenden internen Regeln:

  • mindestens die Hälfte der Mitglieder muss anwesend sein oder vertreten werden;
  • die Beschlüsse werden mit der Mehrheit der anwesenden oder vertretenen Mitglieder gefasst;
  • sofern diesbezüglich in der Satzung keine Bestimmungen vorgesehen sind, gibt bei Stimmengleichheit die Stimme des Vorsitzenden den Ausschlag.

Die Sitzungen von Verwaltungsrat, Direktorium und Aufsichtsrat müssen grundsätzlich am Sitz der Gesellschaft im Großherzogtum Luxemburg (das Land des Sitzungsortes ist entscheidend für die Bestimmung des tatsächlichen Verwaltungsortes der Gesellschaft) und im Beisein der Verwaltungsrats-, Direktoriums- und Aufsichtsratsmitglieder abgehalten werden.

Die Satzung der Gesellschaft und/oder ihre Geschäftsordnung können jedoch vorsehen, dass die Verwaltungsrats-, Direktoriums- und Aufsichtsratsmitglieder, die an der Sitzung ihres jeweiligen Organs über Zuschaltung per Bildschirm, Videokonferenz oder andere Telekommunikationsmittel teilnehmen, welche die Sicherstellung ihrer Identität ermöglichen, für die Feststellung der Beschlussfähigkeit und die Ermittlung der Mehrheit als anwesend gelten. Als Sitzungsort einer mithilfe derartiger Fernkommunikationsmittel abgehaltenen Sitzung gilt der Sitz der Gesellschaft.

In der Praxis steht dem Verwaltungsrat darüber hinaus die Möglichkeit offen, mit der Zustimmung aller Verwaltungsratsmitglieder Beschlüsse im Umlaufverfahren zu fassen.

Die Niederschrift der gefassten Beschlüsse in Protokollen ermöglicht die Rückverfolgbarkeit der Beschlüsse und der etwaig auf diesen Sitzungen geäußerten Vorbehalte. Dies ist jedoch gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Interessenkonflikte

Interessenkonflikte entstehen, wenn der Verwaltungsrat, das Direktorium oder der Aufsichtsrat über einen Punkt beschließen müssen, bei dem ein Mitglied des Verwaltungsrates, des Direktoriums oder des Aufsichtsrates ein Vermögensinteresse verfolgt, das dem Interesse der Gesellschaft entgegensteht.

In einem solchen Fall muss das betreffende Mitglied des Verwaltungsrats, des Direktoriums oder des Aufsichtsrates den Verwaltungsrat hierüber in Kenntnis setzen, dies im Sitzungsprotokoll vermerken lassen und auf die Teilnahme an der Beratung und der Beschlussfassung verzichten.

Diese Sachverhalte müssen zudem vor jedweder Abstimmung eigens auf der folgenden Hauptversammlung dargelegt werden.

Ausnahmsweise wird dies, wenn der Verwaltungsrat, das Direktorium oder der Aufsichtsrat der Gesellschaft nur ein einziges Mitglied hat, in einem Protokoll über die Vorgänge zwischen der Gesellschaft und dem Mitglied des Verwaltungsrates, des Direktoriums oder des Aufsichtsrates, das ein dem Interesse der Gesellschaft entgegenstehendes Interesse verfolgt, vermerkt.

Wenn der dem Interesse der Gesellschaft entgegenstehende Vorgang die Gesellschaft und ein Direktoriumsmitglied betrifft, ist zusätzlich die Zustimmung des Aufsichtsrates erforderlich.

Diese Bestimmungen gelten nicht für die Beschlüsse, die laufende Vorgänge betreffen und die unter üblichen Bedingungen ausgeführt werden.

Vertraulichkeit / Geheimhaltung

Die Mitglieder des Verwaltungsrates, des Direktoriums und des Aufsichtsrates sowie jedwede andere zur Teilnahme an den Sitzungen dieser Organe aufgeforderte Person dürfen die Informationen, die ihnen über die Gesellschaft verfügbar gemacht werden und deren Offenlegung den Interessen der Gesellschaft Schaden zufügen könnte, auch nach dem Ende ihrer Tätigkeit nicht offenlegen. Dies gilt nicht für jene Fälle, in denen eine Offenlegung durch eine gesetzliche Bestimmung oder Vorschrift über die Aktiengesellschaften oder im öffentlichen Interesse erforderlich oder zulässig ist.

Verwaltung der SA

Inventar und Bilanz

In jedem Halbjahr erhalten die internen Rechnungsprüfer (commissaires) vom Verwaltungsrat oder gegebenenfalls vom Direktorium eine Aufstellung, die die Aktiv- und Passivsituation der Gesellschaft zusammenfasst.

Die Verwaltung der Gesellschaft erstellt jährlich ein Inventar der beweglichen und unbeweglichen Vermögensgegenstände und der Verbindlichkeiten der Gesellschaft sowie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung.

Einen Monat vor der jährlichen Hauptversammlung übergibt sie diese Unterlagen gemeinsam mit dem Geschäftsbericht der Gesellschaft an die Rechnungsprüfer.

Der Verwaltungsrat bzw. gegebenenfalls das Direktorium trägt darüber hinaus für die Hinterlegung und Veröffentlichung des Jahresabschlusses im Monat der Genehmigung des Jahresabschlusses und spätestens sieben Monate nach dem Abschluss des Geschäftsjahres Sorge.

Einberufung von Hauptversammlungen

Der Verwaltungsrat bzw. gegebenenfalls das Direktorium sowie der Aufsichtsrat berufen die Hauptversammlungen der Aktionäre ein.

In folgenden Fällen müssen Sie eine Hauptversammlung einberufen:

  • einmal jährlich zur Genehmigung des Jahresabschlusses;
  • auf schriftlichen Antrag der Aktionäre, die 1/10 des Gesellschaftskapitals halten;
  • sobald es im Interesse der Gesellschaft erforderlich ist.
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