Anmeldung und Zugang zum eCDF-System

Die Plattform zur elektronischen Erhebung von Finanzdaten (eCDF) ermöglicht die Vorbereitung, die Validierung in elektronischer Form und die Online-Übermittlung der Finanzdaten, die dem Staat regelmäßig mitzuteilen sind. Der Zugriff auf die Plattform erfolgt über die Website www.ecdf.lu.

Die Plattform wird insbesondere für sämtliche Arten von periodischen und jährlichen Steuererklärungen (z. B. Mehrwertsteuererklärung) oder für die Jahresabschlüsse genutzt.

Es gibt nur ein Konto pro Antragsteller (Kontoinhaber), d. h. pro Identifikationsnummer.

Der Antragsteller (natürliche oder juristische Person) ernennt einen ersten Benutzer, d. h. den Hauptzugangsverwalter, der für die Zugänge zum gesamten eCDF-System zuständig ist.

Der ernannte Hauptzugangsverwalter muss über ein elektronisches Zertifikat verfügen, das mit der Art des beantragten eCDF-Kontos kompatibel ist.

Die Wahl der Art des Kontos hängt von den beabsichtigten Funktionen ab (Einreichung für den Kontoinhaber oder für andere Erklärende).

Zielgruppe

Betroffene Rechtsträger

Jede natürliche Person (Selbstständiger) bzw. juristische Person, die in ihrer Eigenschaft als Mehrwertsteuerpflichtiger ihre Mehrwertsteuererklärung sowie die zusammenfassenden Meldungen über Lieferungen und Dienstleistungen auf elektronischem Wege einreichen muss.

Seit dem 1. Januar 2020 müssen sämtliche Mehrwertsteuererklärungen – unabhängig davon, ob sie monatlich, vierteljährlich oder jährlich eingereicht werden müssen – sowie die zusammenfassenden Meldungen über Lieferungen und Dienstleistungen auf elektronischem Wege über die Plattform eCDF eingereicht werden.

Inhaber des eCDF-Kontos

Folgende Personen können ein eCDF-Konto beantragen:

  • juristische oder natürliche Personen für das professionelle LuxTrust-Zertifikat und das eIDAS-Zertifikat;
  • nur natürliche Personen für das private LuxTrust-Zertifikat.

Der Hauptzugangsverwalter

Der Antragsteller gibt den Hauptzugangsverwalter des eCDF-Systems, d. h die natürliche Person oder die für das Unternehmen verantwortliche(n) Person(en), auf dem Antragsformular (Antrag zur Benutzung des eCDF-Systems) an.

Der Hauptzugangsverwalter ist der Benutzer des LuxTrust-Zertifikats / eIDAS-Zertifikats, das auf dem eCDF-Antragsformular angegeben ist.

Die Benutzer des eCDF-Systems

Der Hauptzugangsverwalter kann entscheiden, anderen Mitarbeitern des Unternehmens Zugang zum eCDF-System zu gewähren. Die Verwaltung der Benutzer erfolgt direkt über das Konto des Hauptzugangsverwalters, ohne dass bei der Behörde ein weiterer Zugang beantragt werden muss.

Jeder Benutzer/Verwalter des eCDF-Systems muss über Folgendes verfügen:

  • für ein professionelles LuxTrust-Konto: ein professionelles LuxTrust-Zertifikat mit genau derselben „OU“-Kennung. Es ist nicht möglich, einen Benutzer mit einer abweichenden „OU“-Kennung hinzuzufügen, unabhängig davon, ob sie sich auf dieselbe oder auf eine andere Identität bezieht;
  • für ein privates LuxTrust-Konto oder ein eIDAS-Konto: ein eIDAS-Zertifikat oder LuxTrust-Zertifikat ohne Einschränkungen oder Prüfung.

Vorgehensweise und Details

Arten von eCDF-Konten

eCDF-Konto für ein professionelles LuxTrust-Zertifikat mit Überprüfung der „Organizational Unit“ („OU“)

Die verschiedenen Zertifikate

Der Antragsteller (zukünftige Kontoinhaber), bei dem es sich um eine juristische oder eine natürliche Person handeln kann, kann ein eCDF-Konto für eines der folgenden professionellen LuxTrust-Zertifikate beantragen:

  • Smartcard Pro (Chipkarte für professionelle Zwecke) oder;
  • Signing Stick Pro (professioneller USB-Stick) oder;
  • Token Pro.
Funktionen

Auf dieser Art von Konto können folgende Personen ihre Dokumente einreichen:

  • der Kontoinhaber;
  • andere Erklärende.
Authentifizierungsmittel

Das Authentifizierungsmittel muss den folgenden Kriterien entsprechen:

  • ein professionelles LuxTrust-Zertifikat sein;
  • aus Sicherheitsgründen die Identifikationsnummer des Unternehmens „Organizational Unit“ („OU“) enthalten: Kennnummer des Inhabers, d. h. eine der offiziellen luxemburgischen Kennnummern des Kontoinhabers: MwSt.-Identifikationsnummer, Eintragungsnummer beim luxemburgischen Handels- und Firmenregister (RCSL), nationale Identifikationsnummer (matricule);
  • sämtliche professionelle LuxTrust-Zertifikate, die anschließend mit dem eCDF-Konto verbunden werden, müssen genau dieselbe „OU“ enthalten wie das professionelle LuxTrust-Zertifikat des Hauptzugangsverwalters (erster Benutzer).

Bei der Bestellung des LuxTrust-Zertifikats muss der Antragsteller (der zukünftige Kontoinhaber) entweder die Eintragungsnummer beim luxemburgischen Handels- und Firmenregister oder die luxemburgische MwSt.-Identifikationsnummer des Unternehmens, dem er angehört, angeben. Diese Nummer entspricht seiner Identifikationsnummer „Organizational Unit“ („OU“).

Diejenigen Personen, die nicht über eine luxemburgische Kennnummer verfügen, müssen sich mit dem Helpdesk eCDF in Verbindung setzen.

Die alleinige Verantwortung für diese Kennnummer, die bei jeder LuxTrust-Bestellung anzugeben ist, obliegt dem Unternehmen, das entscheidet, was als „OU“ einzutragen ist.

Falls bereits ein professionelles LuxTrust-Zertifikat besteht, sollte dieselbe „OU“ wie auf diesem Zertifikat verwendet werden. Ansonsten ist vorzugsweise die Eintragungsnummer beim luxemburgischen Handels- und Firmenregister zu benutzen.

Die „OU“-Kennung muss bei der Beantragung des Zugangs zum eCDF-System auf dem professionellen LuxTrust-Zertifikat jedes Benutzers gespeichert werden, damit er mit dem Unternehmen, das er vertritt, verknüpft ist. Alle Benutzer eines Kontos müssen dieselbe „OU“ haben.

In der Praxis gibt der erste eCDF-Benutzer (d. h. der eCDF-Hauptzugangsverwalter), der durch die Kennung festgelegt wurde, auf seinem Zertifikat die „OU“-Kennung des eCDF-Kontos an. Die anderen Benutzer müssen dieselbe „OU“ bei ihrer LuxTrust-Bestellung verwenden, da sie ansonsten nicht mit dem Konto verbunden werden können.

Gegebenenfalls kann der Besitzer eines professionellen LuxTrust-Zertifikats die „OU“-Nummer, die dort gespeichert ist, mit der Test-Funktion auf der Website von LuxTrust finden.

eCDF-Konto für ein privates LuxTrust-Zertifikat

Die verschiedenen Zertifikate

Der Antragsteller, der eine natürliche Person ist, kann ein eCDF-Konto für ein privates LuxTrust-Zertifikat des Typs Smartcard Private, Stick Private oder Token Private beantragen.

Funktionen

Diese Art von Konto ermöglicht ausschließlich dem Kontoinhaber, Dokumente einzureichen.

Authentifizierungsmittel

Der Benutzer kann sich anhand eines privaten LuxTrust-Zertifikats authentifizieren.

Der auf dem LuxTrust-Zertifikat des eCDF-Hauptzugangsverwalters angegebene Name muss mit dem Namen des Inhabers des eCDF-Kontos übereinstimmen.

eCDF-Konto für ein eIDAS-Zertifikat

Die verschiedenen Zertifikate

Der Antragsteller (juristische oder natürliche Person) kann ein eCDF-Konto mit einem eIDAS-Zertifikat erstellen.

Bei eIDAS handelt es sich um ein privates Zertifikat.

Funktionen

Diese Art von Konto ermöglicht ausschließlich dem Kontoinhaber, Dokumente einzureichen.

Authentifizierungsmittel

Der Benutzer authentifiziert sich anhand seines eIDAS-Zertifikats.

Antrag für einen Erstzugang zum eCDF-System

Der Antragsteller muss das mit dem Datum versehene Antragsformular (Antrag zur Benutzung des eCDF-Systems) per Post an den Helpdesk eCDF an die folgende Adresse senden:

Centre des technologies de l’information de l’Etat
Helpdesk eCDF
1, rue Mercier
L-2144 Luxembourg

Der Antrag muss sowohl von dem/den Verantwortlichen als auch vom eCDF-Hauptzugangsverwalter unterzeichnet werden.

Belege

eCDF-Konto für ein professionelles LuxTrust-Zertifikat mit Überprüfung der „Organizational Unit“ („OU“)

Dem Antrag sind folgende Belege beizufügen:

  • die Einzelheiten des professionellen LuxTrust-Zertifikats des eCDF-Hauptzugangsverwalters, wie in Punkt 7 des Antragsformulars angegeben. Zum Beispiel der Ergebnisbericht des LuxTrust-Tests „Status Ihres Zertifikates“. Dieser Ergebnisbericht kann auf der folgenden Website erstellt werden: www.luxtrust.lu/de;
  • eine Kopie des Personalausweises des Verantwortlichen für jeden Verantwortlichen, der das Antragsformular eCDF unterzeichnet hat.

Das CTIE kann weitere Belege verlangen.

eCDF-Konto für ein privates LuxTrust-Zertifikat

Dem Antrag sind folgende Belege beizufügen:

  • die Einzelheiten des privaten LuxTrust-Zertifikats des Antragstellers, wie in Punkt 7 angegeben. Zum Beispiel der Ergebnisbericht des LuxTrust-Tests „Status des Zertifikats“. Dieser Ergebnisbericht kann auf der folgenden Website erstellt werden: www.luxtrust.lu/de;
  • eine Kopie des Personalausweises des Antragstellers.
Das CTIE kann weitere Belege verlangen.

eCDF-Konto für ein eIDAS-Zertifikat

Dem Antrag sind folgende Belege beizufügen:

  • wenn der Antragsteller über eine MwSt.-Identifikationsnummer verfügt:
    • ein Dokument mit sämtlichen Einzelheiten des elektronischen eIDAS-Zertifikats des eCDF-Hauptzugangsverwalters, wie im Antragsformular (Punkt 7) angegeben. Zum Beispiel der Testbericht des eIDAS-Zertifikats, der unter der folgenden Adresse erstellt werden kann: https://eidas.services-publics.lu/cisie-sp/initAuthenticate;
    • die MwSt.-Bescheinigung „Übermittlung Ihrer Daten“. Diese Bescheinigung kann bei der Einregistrierungs-, Domänen- und Mehrwertsteuerverwaltung (AED) beantragt werden;
    • eine Kopie des Personalausweises des Verantwortlichen für jeden Verantwortlichen, der das Antragsformular unterzeichnet hat;
  • wenn der Antragsteller nicht über eine MwSt.-Identifikationsnummer verfügt:
    • ein Dokument mit sämtlichen Einzelheiten des elektronischen eIDAS-Zertifikats des eCDF-Hauptzugangsverwalters, wie im Antragsformular (Punkt 7) angegeben. Zum Beispiel der Testbericht des eIDAS-Zertifikats, der unter der folgenden Adresse erstellt werden kann: https://eidas.services-publics.lu/cisie-sp/initAuthenticate;
    • ein Auszug aus dem Handels- und Firmenregister des antragstellenden Unternehmens, das das Formular unterzeichnet hat, aus dem hervorgeht, dass der/die im Formular angegebene(n) Verantwortliche(n) (Punkt 8) zeichnungsberechtigt sind;
    • die Zeichnungsberechtigung, wenn die Person, die das Antragsformular unterzeichnet hat, nicht auf dem Auszug aus dem Handels- und Firmenregister angegeben ist;
    • eine Kopie des Personalausweises des/der Verantwortlichen, der/die das Antragsformular unterzeichnet hat/haben.

Das CTIE kann weitere Belege verlangen.

Aktivierungs-E-Mail

Der auf dem Antragsformular angegebene Benutzer / eCDF-Hauptzugangsverwalter erhält von security.public.lu eine Aktivierungs-E-Mail mit einem Link. Der Benutzer muss auf diesen Link klicken, um die Erstellung der Zugangsrechte zu eCDF fertigzustellen.

Solange der Benutzer diese E-Mail nicht aktiviert hat, kann nicht auf das eCDF-System zugegriffen werden.

Formulare/Online-Dienste

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Antrag zur Benutzung des eCDF-Systems / eCDF-Konto für professionelles LuxTrust-Zertifikat mit Überprüfung der „organizational unit“ (OU)

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Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr haben Sie das Recht auf Zugang, Berichtigung und gegebenenfalls Löschung Ihrer personenbezogenen Informationen. Sie haben zudem das Recht, Ihre erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Weiterhin können Sie, außer in Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtend ist, Widerspruch einlegen, wenn dieser rechtmäßig begründet ist.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder Einsicht in Ihre Informationen nehmen möchten, können Sie sich unter den im Formular angegebenen Kontaktdaten an die zuständige Verwaltungsbehörde wenden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, bei der Nationalen Kommission für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (Commission nationale pour la protection des données, 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette).

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Les destinataires de vos données sont les administrations compétentes dans le cadre du traitement de votre demande. Veuillez-vous adresser à l’administration concernée par votre demande pour connaître les destinataires des données figurant sur ce formulaire. Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des informations vous concernant. Vous disposez également du droit de retirer votre consentement à tout moment.

En outre et excepté le cas où le traitement de vos données présente un caractère obligatoire, vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous y opposer.

Si vous souhaitez exercer ces droits et/ou obtenir communication de vos informations, veuillez-vous adresser à l’administration concernée suivant les coordonnées indiquées dans le formulaire. Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données ayant son siège à 1 Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

En poursuivant votre démarche, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées dans le cadre de votre demande.

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Your data will be shared with other public administrations that are necessary for the processing of your application. For details on which departments will have access to the data on this form, please contact the public administration you are filing your application with.

Under the terms of Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, you have the right to access, rectify or, where applicable, remove any information relating to you. You are also entitled to withdraw your consent at any time.

Additionally, unless the processing of your personal data is compulsory, you may, with legitimate reasons, oppose the processing of such data.

If you wish to exercise these rights and/or obtain a record of the information held about you, please contact the administration in question using the contact details provided on the form. You are also entitled to file a claim with the National Commission for Data Protection (Commission nationale pour la protection des données), headquartered at 1, Avenue du Rock'n'Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.

By submitting your application, you agree that your personal data may be processed as part of the application process.

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