eTVA – Anmeldung und Zugang zum System

Zum letzten Mal aktualisiert am 20.01.2023

Das System eTVA ermöglicht es:

  • der luxemburgischen Mehrwertsteuer unterliegenden Steuerpflichtigen, ihre Formalitäten in Bezug auf die Mehrwertsteuer online zu erledigen, darunter insbesondere:
    • die Abfrage der Einzelposten des Mehrwertsteuer-Kontoauszugs über das System eTVA-C;
    • den Antrag auf Erstattung der im EU-Ausland entrichteten Mehrwertsteuer über das System VAT Refund;
  • Unternehmen, sich über die Plattform VATMOSS für die einzige Anlaufstelle (Regelung „One-Stop-Shop“) anzumelden.

Der Verantwortliche des Unternehmens muss einen Hauptzugangsverwalter benennen, der für den Zugang zu allen eTVA-Systemen zuständig ist.

Der Hauptzugangsverwalter kann dann:

  • andere Nutzer bestimmen, die zur Nutzung des eTVA-Systems des Unternehmens berechtigt sind;
  • und deren jeweilige Zugriffsrechte festlegen.

Jeder Benutzer muss im Vorfeld über ein auf seinen Namen lautendes professionelles LuxTrust-Zertifikat verfügen, das mit dem Zertifikat des Hauptzugangsverwalters kompatibel ist.

Zielgruppe

Alle der luxemburgischen Mehrwertsteuer unterliegenden Steuerpflichtigen (Unternehmen, Selbstständige, Treuhänder (fiduciaires), Buchhalter usw.) können einen eTVA-Zugang beantragen.

Nicht für die luxemburgische Mehrwertsteuer registrierte Steuerpflichtige können ebenfalls einen eTVA-Zugang beantragen, insbesondere als Bevollmächtigte, um Anträge auf Erstattung (VAT Refund) einreichen zu können, vorausgesetzt, sie verfügen über eine elektronische Vollmacht des Vertretenen.

Der Zugang zum System ist ebenso wie das professionelle LuxTrust-Zertifikat personengebunden. Die Anmeldung am System muss zwingend anhand der elektronischen Identität der Person erfolgen, die die Transaktionen in diesem System durchführt, wobei das professionelle LuxTrust-Zertifikat nicht unbedingt auf den Namen des Verantwortlichen des Unternehmens ausgestellt sein muss.

Das LuxTrust-Zertifikat darf nicht:

  • von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden;
  • von einer anderen natürlichen Person als dem Benutzer des Systems verwendet werden.

Im Vorfeld zu erledigende Schritte

Das professionelle LuxTrust-Zertifikat

Um auf das eTVA-System des Unternehmens zugreifen zu können, muss jeder Benutzer als Unternehmensvertreter im Besitz eines auf seinen Namen lautenden professionellen LuxTrust-Zertifikats folgenden Typs sein:

Durch die Verwendung seines professionellen LuxTrust-Zertifikats im Auftrag des Unternehmens handelt der Benutzer persönlich als professioneller Vertreter der juristischen Person des Unternehmens.

Benutzer, die bereits über ein zulässiges LuxTrust-Pro-Zertifikat mit der „OU“-Kennung des Unternehmens verfügen, können dieses Zertifikat verwenden, um einen Zugang zu eTVA zu beantragen.

Kennung des Unternehmens („Organisational Unit“ oder „OU“)

Bei der ersten Bestellung eines LuxTrust-Pro-Zertifikats muss die antragstellende Person die Handelsregisternummer oder die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer (die sogenannte „Organisational Unit“) des Unternehmens, dem sie angehört, angeben.

Mithilfe dieser Information kann LuxTrust jeder Einheit des Unternehmens eine „OU“-Kennung zuweisen.

Die „OU“-Kennung muss bei der Beantragung des Zugangs zu eTVA auf dem professionellen LuxTrust-Zertifikat jedes Benutzers gespeichert werden, damit dieser mit dem Unternehmen, das er vertritt, in Verbindung gebracht werden kann.

Bei Bedarf kann der Inhaber eines professionellen LuxTrust-Zertifikats die „OU“-Nummer, die auf dem Zertifikat gespeichert ist, mit der Testfunktion auf der Website von LuxTrust abrufen.

Anmerkung: Der Wert des Feldes „OU“ hängt von mehreren Faktoren ab, insbesondere davon, ob der Steuerpflichtige in Luxemburg, in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) oder außerhalb der EU niedergelassen ist.

Ist er in Luxemburg niedergelassen und dort für die luxemburgische Mehrwertsteuer registriert, muss er die Handelsregisternummer in der von LuxTrust vorgeschriebenen Form angeben, da im Falle einer Änderung der Rechtsform des Unternehmens nur diese ursprüngliche Angabe beibehalten wird.

Im Falle einer Änderung der Rechtsform erhält das Unternehmen:

  • eine andere Identifikationsnummer;
  • eine neue Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer.

Die ursprüngliche Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer ist nur dann von Nutzen, wenn das Unternehmen zuvor keine Handelsregisternummer in Luxemburg hatte.

Vorgehensweise und Details

Benennung des Hauptzugangsverwalters des Systems eTVA

Um einen Hauptzugangsverwalter zu benennen, muss der Verantwortliche des Unternehmens:

  • einen Antrag auf Zugang zum System eTVA unter Verwendung eines professionellen LuxTrust- Zertifikats stellen (siehe Formulare / Online-Dienste). Er muss seinen Namen, seine persönliche E-Mail-Adresse sowie die Nummer seines professionellen LuxTrust-Zertifikats angeben und den Antrag auf der Vorderseite und der Rückseite unterschreiben. Auf der Rückseite ist zusätzlich der handschriftliche Vermerk „gelesen und genehmigt“ zu machen;
  • das Original per Post an die im Formular angegebene Adresse schicken;
  • den Zugang zum System eTVA nach Erhalt der Bestätigungs-E-Mails bestätigen.

Um den Hauptzugangsverwalter zu ändern, muss der Verantwortliche des Unternehmens unter Verwendung eines professionellen LuxTrust-Zertifikats einen neuen Antrag auf Zugang zum System eTVA (siehe Formulare / Online-Dienste) mit den Informationen der neuen zuständigen Person ausfüllen.

Der ehemalige Hauptzugangsverwalter verliert dann automatisch seine Zugriffsrechte. Die von ihm definierten Benutzer behalten ihren Zugang, sofern die auf dem Zertifikat des neuen Hauptzugangsverwalters angegebene „OU“-Kennung mit der Kennung des ehemaligen Verwalters übereinstimmt.

Um den Zugang des Hauptzugangsverwalters zu eTVA zu löschen, muss der Verantwortliche des Unternehmens einen Antrag auf Löschung eines eTVA-Zugangs ausfüllen.

Alle Zugänge, die vom Hauptzugangsverwalter angelegt wurden, werden dabei ebenfalls gelöscht.

Benennung der eTVA-Benutzer

Der Hauptzugangsverwalter kann dann entscheiden, anderen Mitarbeitern des Unternehmens Zugang zu eTVA zu gewähren. Die Verwaltung der Benutzer erfolgt direkt über das Konto des Hauptzugangsverwalters, ohne dass ein weiterer Zugang bei der Behörde beantragt werden muss.

Der Hauptzugangsverwalter kann:

  • für die von ihm verwalteten eTVA-Anwendungen Benutzerzugänge erstellen und widerrufen;
  • und die Verwaltung der Zugänge an andere Verwalter übertragen.

Jeder Benutzer/Verwalter von eTVA muss über ein LuxTrust-Pro-Zertifikat verfügen, das auf seinen persönlichen Namen und als Vertreter des Unternehmens ausgestellt ist.

Auf diese Weise können sich mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens gleichzeitig anmelden und die Vorgänge ausführen, für die sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen.

Um das System eTVA-C (consultation, zu Deutsch „Abfrage“) nutzen zu können, muss sich der Benutzer ferner auf MyGuichet.lu anmelden und einen beruflichen Bereich einrichten.

Um den Zugang eines Benutzers/Verwalters zu eTVA zu löschen, muss der Hauptzugangsverwalter einen Antrag auf Löschung eines eTVA-Zugangs (4. Sonstige Formulare, b. Antrag auf Löschung) stellen.

Formulare/Online-Dienste

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Antrag betreffend einen Zugang zum eTVA System

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