Ein entsandter Arbeitnehmer ist ein Arbeitnehmer, der seiner Arbeit für einen befristeten und bestimmten Zeitraum in einem anderen als dem Staat, in dem er gewöhnlich seine Leistungen erbringt, nachgeht und der seinen Arbeitsvertrag bei seinem ursprünglichen Arbeitgeber behält.

Es liegt also eine Entsendung des Arbeitnehmers vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend entsandt wird, um seine Arbeit auf luxemburgischem Territorium im Rahmen einer Dienstleistung zwischen seinem Arbeitgeber und einem Unternehmen zu verrichten.

Im Falle der Auflösung des Arbeitsvertrages mit dem Herkunftsunternehmen handelt es sich hingegen nicht mehr um eine Entsendung, sondern um einen neuen Arbeitsvertrag.

Damit die Entsendung ordnungsgemäß ist, sollte der Arbeitnehmer sicherstellen, dass er alle Verwaltungsformalitäten erfüllt hat.

Zielgruppe

Jeder im Rahmen einer gelegentlichen und vorübergehenden Dienstleistung nach Luxemburg entsandte Arbeitnehmer, der Staatsangehöriger eines Mitgliedstaates der Europäischen Union (EU) oder eines Drittstaates ist.

Voraussetzungen

Damit sich der Arbeitnehmer ordnungsgemäß auf luxemburgischen Gebiet aufhalten und dort arbeiten kann, müssen bestimmte Formalitäten erfüllt sein. Diese Formalitäten hängen von der Situation des Arbeitnehmers und insbesondere davon ab, ob er Angehöriger eines EU-Mitgliedstaates bzw. eines gleichgestellten Staates oder Angehöriger eines Drittstaates ist.

Es ist wesentlich, dass der Arbeitnehmer vor seiner Entsendung bei den zuständigen Sozialversicherungsträgern seines Herkunftslandes gemeldet ist. Daraus ergibt sich, dass der Arbeitsvertrag, der den Arbeitgeber an seinen Arbeitgeber bindet, vor der Entsendung bestehen muss.

Darüber hinaus muss er ebenso für die Rechtmäßigkeit der Mitgliedschaft der Mitversicherten (insbesondere seiner Familienangehörigen), die ihn im Rahmen seines Aufenthalts in Luxemburg begleiten, Sorge tragen. Der Sozialversicherungsträger des Herkunftslandes ist dafür zuständig, den Status der Familienangehörigen als Mitversicherte des entsandten Arbeitnehmers festzulegen.

Um während seines Aufenthalts in Luxemburg gegen das Kranken-/Mutterschafts- und Unfallrisiko abgesichert zu sein, muss der Arbeitnehmer ferner nachweislich in seinem Herkunftsland sozialversichert sein. In diesem Fall ist es angezeigt, nach dem Sitz des entsendenden Unternehmens zu unterscheiden.

Es sollte ebenfalls sichergestellt werden, dass:

• die Entsendung dem Gewerbe- und Grubenaufsichtsamt (Inspection du travail et des mines - ITM) gemeldet und dort eine die erforderlichen Dokumente „besitzende natürliche Person“ angegeben wurde;
• das auf den entsandten Arbeitnehmer anwendbare Arbeitsrecht und die entsprechende Einkommensteuergesetzgebung eingehalten werden.

Vorgehensweise und Details

Mitgliedschaft des von einem Unternehmen mit Sitz in der EU entsandten Arbeitnehmers

Ursprüngliche Entsendung

Der Arbeitnehmer, der von einem Unternehmen aus einem EU-Mitgliedstaat entsandt wird, bleibt bei dem Sozialversicherungssystem des Staates, von dem aus er entsandt wird, für die gesamte Zeit seiner Entsendung gemeldet und versichert. Eine Entsendung dauert in der Regel maximal 24 Monate.

Zu diesem Zweck muss der Arbeitgeber vor der Entsendung für jeden entsandten Arbeitnehmer einen Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung A1 an den Sozialversicherungsträger seines Herkunftsstaates richten. Die vom Sozialversicherungsträger ausgefüllte Bescheinigung A1 wird an den Arbeitgeber übermittelt, der wiederum ein Exemplar an den entsandten Arbeitnehmer weiterreicht.

Das Formular A1 bescheinigt, dass der entsandte Arbeitnehmer im Herkunftsstaat sozialversichert ist.

Der Arbeitnehmer muss beim Sozialversicherungsträger seines Herkunftsstaates die Ausstellung einer europäischen Krankenversicherungskarte sowie ein Formular S1 beantragen. Das Formular S1 bescheinigt den Anspruch auf Naturalleistungen der Kranken-/Mutterschafts- und Vaterschaftsversicherung im Herkunftsstaat.

Mittels des Formulars S1 kann sich der Arbeitnehmer bei der Nationalen Gesundheitskasse (Caisse nationale de santé - CNS) anmelden. Hierfür muss er entweder an den Empfangsschaltern der CNS oder per Post einen Antrag stellen, dem folgende Unterlagen beizufügen sind:

• eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses;
• eine Kopie der Bescheinigung A1;
• eine Kopie des von seinem Herkunftsstaat ausgestellten Formulars S1.

Nach seiner Anmeldung bei der CNS wird ihm Folgendes ausgestellt:

• eine luxemburgische Krankenversicherungskarte, wenn sich sein offizieller Wohnsitz in Luxemburg befindet, oder
• eine Anmeldebescheinigung, wenn er seine offizielle Adresse in seinem Herkunftsstaat beibehält.

Die Karte bzw. die Bescheinigung begründen für den entsandten Arbeitnehmer den Anspruch auf die in Luxemburg notwendigen Naturalleistungen (ärztliche Behandlungen, Medikamente, stationäre Behandlungen usw.) während der gesamten Zeit seiner Entsendung gemäß den gleichen Modalitäten, wie sie auch für einen gebietsansässigen Arbeitnehmer gelten.

Verlängerung der Entsendung

Es besteht grundsätzlich keine Möglichkeit, den Arbeitnehmer für mehr als 24 Monate zu entsenden.

Vorbehaltlich der Einhaltung einer Karenzzeit von 2 Monaten kann jedoch eine neue Entsendung in Betracht gezogen werden. Diese 2 Monate müssen nach Ablauf der ursprünglichen 24-monatigen Entsendung beginnen und vor einer erneuten Entsendung vollständig abgelaufen sein.

Somit ergibt sich, dass mindestens 2 Monate vergehen müssen, bevor eine erneute Entsendung für denselben Arbeitnehmer genehmigt werden kann. Auf Antrag kann ausnahmsweise eine Verlängerung ohne Einhaltung dieser Karenzzeit gewährt werden. Dieser Antrag muss vom Arbeitgeber bei der zuständigen Behörde des Herkunftsstaates gestellt werden. Diese zuständige Behörde wendet sich zwecks Genehmigung an das Ministerium für soziale Sicherheit.

Die Bescheinigung A1 und das Formular S1 müssen dementsprechend vom Sozialversicherungsträger des Herkunftsstaates verlängert werden.

Der entsandte Arbeitnehmer muss sich ebenfalls an die CNS wenden, um die Gültigkeit seines Sozialversicherungsausweises oder seiner Anmeldebescheinigung zu verlängern.

Wurde der Antrag auf Verlängerung der Entsendung abgelehnt und ist der Arbeitnehmer weiterhin in Luxemburg tätig, muss der Arbeitnehmer grundsätzlich bei der luxemburgischen Sozialversicherung versichert sein, wenn er seinen Wohnsitz in Luxemburg oder in einem der Grenzländer hat.

Mitgliedschaft des Arbeitnehmers, der von einem Unternehmen mit Sitz in einem den EU-Mitgliedstaaten gleichgestellten Staat entsandt wurde

Ursprüngliche Entsendung

Der Arbeitnehmer, der von einem Unternehmen aus einem den Mitgliedstaaten der Europäischen Union gleichgestellten Staat nach Luxemburg entsandt wurde, bleibt bei dem Sozialversicherungssystem des Staates, von dem aus er entsandt wurde, für die gesamte Zeit seiner Entsendung gemeldet und versichert. Eine Entsendung dauert in der Regel maximal 12 Monate.

Zu diesem Zweck muss der Arbeitgeber vor der Entsendung für jeden entsandten Arbeitnehmer einen Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung E101 an den Sozialversicherungsträger seines Herkunftsstaates richten.

Das Formular E101 ermöglicht die Bescheinigung der Gesetzgebung, die auf einen Arbeitnehmer Anwendung findet, der nicht bei den Sozialversicherungsträgern des Staates versichert ist, auf dessen Gebiet er arbeitet.

Die vom Sozialversicherungsträger des Herkunftsstaates ausgefüllte Bescheinigung E101 wird an den Arbeitgeber übermittelt, der wiederum ein Exemplar an den entsandten Arbeitnehmer weiterreicht.

Der Arbeitnehmer muss die Ausstellung eines Formulars E106 beim Sozialversicherungsträger seines Herkunftsstaates beantragen.

Das Formular E 106 ermöglicht die Bescheinigung des Anspruchs auf Naturalleistungen für die Kranken-/Mutterschaftsversicherung im Herkunftsland des entsandten Arbeitnehmers.

Mittels dieses Formulars kann sich der Arbeitnehmer bei der Nationalen Gesundheitskasse (Caisse nationale de santé - CNS) anmelden. Hierfür muss er entweder an den Empfangsschaltern der CNS oder per Post einen Antrag stellen, dem folgende Unterlagen beizufügen sind:

• eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses;
• eine Kopie der Bescheinigung E101;
• eine Kopie des von seinem Herkunftsstaat ausgestellten Formulars E106.

Nach seiner Anmeldung bei der CNS wird ihm Folgendes ausgestellt:

• eine luxemburgische Krankenversicherungskarte, wenn sich sein offizieller Wohnsitz in Luxemburg befindet, oder
• eine Anmeldebescheinigung, wenn er seine offizielle Adresse in seinem Herkunftsstaat beibehält.

Verlängerung der Entsendung

Wird die Entsendung über die ursprünglichen 12 Monate hinaus verlängert, kann der Arbeitnehmer eine Verlängerung der Entsendung um 12 Monate beantragen, damit er weiterhin in seinem Herkunftsstaat versichert bleibt. Zu diesem Zweck richtet der Arbeitgeber ein ordnungsgemäß ausgefülltes Formular E102 in 4-facher Ausfertigung an die Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS).

Die CCSS vervollständigt den Verlängerungsantrag und übermittelt ein Exemplar an die zuständige Behörde des Herkunftsstaates und 2 weitere Exemplare an den Arbeitgeber, der wiederum eines davon an den Arbeitnehmer weiterreicht.

Wenn sich die Entsendung über die 24 Monate hinaus verlängert, muss der Arbeitgeber einen Antrag an die zuständige Behörde des Herkunftsstaates richten. Diese zuständige Behörde wendet sich zwecks Genehmigung an das Ministerium für soziale Sicherheit.

Der entsandte Arbeitnehmer muss sich an die CNS wenden, um die Gültigkeit seines Sozialversicherungsausweises oder seiner Anmeldebescheinigung zu verlängern.

Mitgliedschaft des Arbeitnehmers, der von einem Unternehmen mit Sitz in einem Land, das durch ein Abkommen mit Luxemburg verbunden ist, entsandt wurde.

Ursprüngliche Entsendung

Der Arbeitnehmer, der von einem Unternehmen eines Staates, der mit Luxemburg ein bilaterales Abkommen geschlossen hat, nach Luxemburg entsandt wurde, bleibt bei dem Sozialversicherungssystem des Staates, von dem aus er entsandt wurde, für die gesamte Zeit seiner Entsendung gemeldet und versichert. Eine Entsendung dauert in der Regel maximal 12 Monate.

Zu diesem Zweck muss der Arbeitgeber vor der Entsendung für jeden entsandten Arbeitnehmer einen Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung an den Sozialversicherungsträger seines Herkunftsstaates richten. Diese vom Sozialversicherungsträger ausgefüllte Bescheinigung wird an den Arbeitgeber übermittelt, der wiederum ein Exemplar an den entsandten Arbeitnehmer weiterreicht.

Der Arbeitnehmer muss bei dem Sozialversicherungsträger seines Herkunftsstaates die Ausstellung eines Formulars beantragen, das den Anspruch auf Naturalleistungen im Rahmen eines vorübergehenden Aufenthalts bescheinigt.

Es handelt sich für:

• Bosnien und Herzegowina um das Formular LU/BiH-106;
• Mazedonien um das Formular L/RM-106;
• Montenegro um das Formular MNE/L-106;
• Serbien um das Formular SRB/LUX-106;
• Tunesien um das Formular T/L 15;

Mittels dieses Formulars kann sich der Arbeitnehmer bei der Nationalen Gesundheitskasse (Caisse nationale de santé - CNS) anmelden. Hierfür muss er entweder an den Empfangsschaltern der CNS oder per Post einen Antrag stellen, dem folgende Unterlagen beizufügen sind:

• eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses;
• eine Kopie der Bescheinigung.

Nach seiner Anmeldung bei der CNS wird ihm Folgendes ausgestellt:

• eine luxemburgische Krankenversicherungskarte, wenn sich sein offizieller Wohnsitz in Luxemburg befindet, oder
• eine Anmeldebescheinigung, wenn er seine offizielle Adresse in seinem Herkunftsstaat beibehält.

Verlängerung der Entsendung

Wird die Entsendung über die ursprünglichen 12 Monate hinaus verlängert, kann der Arbeitnehmer eine Verlängerung der Entsendung um 12 Monate beantragen, damit er weiterhin in seinem Herkunftsstaat versichert bleibt. Zu diesem Zweck richtet der Arbeitgeber ein ordnungsgemäß ausgefülltes Verlängerungsformular in 4-facher Ausfertigung an die Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS).

Die CCSS vervollständigt den Verlängerungsantrag und übermittelt ein Exemplar an die zuständige Stelle des Herkunftsstaates und 2 weitere Exemplare an den Arbeitgeber, der wiederum eines davon an den Arbeitnehmer weiterreicht.

Wenn sich die Entsendung über die 24 Monate hinaus verlängert, muss der Arbeitgeber einen Antrag an die zuständige Behörde des Herkunftsstaates richten. Diese zuständige Behörde wendet sich zwecks Genehmigung an das Ministerium für soziale Sicherheit.

Der entsandte Arbeitnehmer muss sich an die CNS wenden, um die Gültigkeit seines Sozialversicherungsausweises oder seiner Anmeldebescheinigung zu verlängern.

Mitgliedschaft des Arbeitnehmers, der von einem Unternehmen mit Sitz in einem Land, das nicht durch ein Abkommen mit Luxemburg verbunden ist, entsandt wurde.

Der nach Luxemburg entsandte Arbeitnehmer muss über das aufnehmende Unternehmen mit Sitz in Luxemburg bei der Zentralstelle der Sozialversicherungen (CCSS) kranken- und unfallversichert sein.

Die für seine Mitgliedschaft zu erfüllenden Formalitäten hängen davon ab, ob er in Luxemburg gebietsansässig ist oder nicht.

Auf Anfrage wird der entsandte Arbeitnehmer in Luxemburg von der Mitgliedschaft bei einer Rentenversicherung freigestellt, wenn er nachweisen kann, dass er in seinem Herkunftsland weiterhin einem Rentenversicherungssystem unterliegt. Diese jährliche Befreiung wird von der CCSS für die ersten 2 Jahre erteilt. Nach Ablauf der 2 Jahre wird sie für weitere 3 Jahre vom Ministerium für soziale Sicherheit (Ministère de la Sécurité sociale) erteilt.

Erstattung der in Luxemburg erbrachten Gesundheitsdienstleistungen

Der entsandte Arbeitnehmer, der weiterhin in seinem Herkunftsland versichert bleibt, hat unter den gleichen Bedingungen Anspruch auf Gesundheitsdienstleistungen wie die bei der Zentralstelle der Sozialversicherungen (CCSS) in Luxemburg Versicherten.

Wird der Arbeitnehmer von einem Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU entsandt und ist er somit bei der CCSS versichert, muss er die Erstattungsverfahren befolgen, die auf gebietsansässige oder nicht gebietsansässige Arbeitnehmer je nach Wohnsitz anwendbar sind.

Für die entsandten Arbeitnehmer, die weiterhin in ihrem Herkunftsland versichert sind, ist es angezeigt, die Gesundheitsdienstleistungen, für die der Arbeitnehmer die Kosten verauslagen musste, und die Leistungen, die automatisch übernommen werden, zu unterscheiden.

Verfahren zur Erstattung der vom entsandten Arbeitnehmer verauslagten Kosten

1. der entsandte Arbeitnehmer nimmt die Dienste eines Gesundheitsdienstleisters in Anspruch;
2. nach Inanspruchnahme obliegt es dem entsandten Arbeitnehmer, die Honorare und Rechnungen des Dienstleisters oder Anbieters medizinischer Leistungen für die erhaltene Versorgung oder Ausstattung mittels unverzüglicher Zahlung oder späterer Zahlung per Banküberweisung zu begleichen;
3. der entsandte Arbeitnehmer muss bei der Nationalen Gesundheitskasse (Caisse nationale de santé - CNS) die Erstattung der Kosten, die er infolge der Inanspruchnahme des Gesundheitsdienstleisters verauslagt hat, beantragen. Dieser Antrag muss Folgendes angeben/beinhalten:
   • die Identität und die Sozialversicherungsnummer des Versicherten;
   • gegebenenfalls die Bankverbindung des Versicherten, auf dessen Konto die Erstattung zu erfolgen hat;
   • die quittierte Originalrechnung oder, falls die Rechnung erst später gezahlt wurde, den Zahlungsbeleg in Form eines Kontoauszugs. Dabei kann es sich um eine Kopie in Papierform oder den Ausdruck des entsprechenden Zahlungsvorgangs aus einer Web-Banking-Anwendung handeln. Ein einfacher Überweisungsauftrag ist hingegen unzureichend;
4. portofreier Versand des Antrags an die CNS;
5. die Erstattung erfolgt innerhalb einiger Wochen per Überweisung auf das angegebene Konto.

Die Erstattung erfolgt gemäß den in Luxemburg geltenden Tarifen.

Direktzahlung durch die Krankenkasse

In einigen Fällen, wie z. B. bei den Kosten eines Krankenhausaufenthalts, den Medikamenten oder den Laborleistungen, braucht der entsandte Arbeitnehmer nicht die gesamten Kosten zu verauslagen. Dieses System der Direktzahlung, auch direkte Leistungsabrechnung (système du tiers-payant) genannt, bedarf der Vorlage der luxemburgischen Krankenversicherungskarte, des entsprechenden Formulars oder der gültigen gesetzlichen Bescheinigung seitens des entsandten Arbeitnehmers.

Der Versicherte muss lediglich den Teil der Kosten übernehmen, der seiner Selbstbeteiligung entspricht.

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