Wenn Privatpersonen jemanden als Haushaltshilfe, zur Kinderbetreuung oder zur Pflege einer pflegebedürftigen Person einstellen wollen, können sie in Bezug auf die Maßnahmen zur Personalverwaltung (Anmeldung bei der Sozialversicherung, Beitragsleistung an die Sozialversicherung, Steuerveranlagung usw.) ein vereinfachtes Verwaltungsverfahren nutzen.

Jeder, der eine Haushaltshilfe beschäftigt, hat nur mit einer Behörde zu tun, nämlich der Zentralstelle der Sozialversicherungen (Centre commun de la sécurité sociale - CCSS), die für die Erhebung der zu zahlenden Pauschalsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge zuständig ist.

Zielgruppe

Betroffen sind:

• Arbeitnehmer, die:
  • Arbeiten im Haushalt am Privatwohnsitz einer Person ausführen;
  • Kinder bis zu 14 Jahren oder ein behindertes Kind ihres Arbeitgebers betreuen, dies ausschließlich im Rahmen von dessen Privatleben;
  • entweder ihrem Arbeitgeber oder einer in seinem Haushalt lebenden Person Hilfe- bzw. Pflegeleistungen erbringen, die aufgrund der jeweiligen Pflegebedürftigkeit notwendig sind (eine Person ist pflegebedürftig, wenn sie infolge einer körperlichen, geistigen oder psychischen Erkrankung regelmäßig umfangreiche fremde Hilfe bei den Aktivitäten des täglichen Lebens benötigt, wie sich waschen, essen, sich bewegen usw.);
• Personen (Arbeitgeber), die diese Arbeitnehmer ausschließlich in ihrem privaten Lebensumfeld beschäftigen.

Vorgehensweise und Details

Einen Arbeitsvertrag aufsetzen

Der Arbeitgeber (ein oder mehrere Mitglieder des Privathaushalts) ist verpflichtet, für privat beschäftigte Personen einen Arbeitsvertrag aufzusetzen.

Wenn ein Familienmitglied oder eine andere nahestehende Person (Nachbar oder Freund) eine Person, deren Pflegebedürftigkeit anerkannt wurde, pflegt oder ihr hilft, muss der Arbeitgeber für das Familienmitglied oder die nahestehende Person (eine „nicht professionelle Pflegeperson“) keinen Arbeitsvertrag aufsetzen. Somit sind gelegentlich, ohne Verpflichtung und vollständig freiwillig erbrachte Dienstleistungen nicht als Arbeitsverhältnis einzustufen – auch dann nicht, wenn sie entlohnt werden.

Der Pflegebedürftige kann jedoch beschließen, die Dienstleistungen im Rahmen eines Arbeitsvertrags von einem Dritten erbringen zu lassen.

Form und Inhalt des Arbeitsvertrags

Der Arbeitsvertrag, der unbefristet oder befristet sein kann, muss spätestens bei Antritt der Stelle schriftlich für jeden Arbeitnehmer einzeln festgehalten werden. Der datierte und unterschriebene Vertrag muss in 2 Ausfertigungen aufgesetzt werden, wobei die erste für den Arbeitgeber und die zweite für den Arbeitnehmer bestimmt ist. Der Arbeitsvertrag muss folgende Angaben enthalten:

• die Identität der Vertragsparteien;
• das Datum des Beginns der Erfüllung des Arbeitsvertrags;
• den Arbeitsort;
• die Art der besetzten Stelle;
• die reguläre tägliche oder wöchentliche Arbeitszeit des Arbeitnehmers;
• die Verteilung der Arbeitsstunden;
• den Grundlohn oder das Grundgehalt und gegebenenfalls die Lohn- oder Gehaltszuschläge, Zusatzvergütungen, vereinbarte Gratifikationen oder Beteiligungen sowie die Perioden der Auszahlung der Vergütung, auf die der Arbeitnehmer Anspruch hat;
• die Dauer des bezahlten Urlaubs, auf die der Arbeitnehmer Anspruch hat, oder – wenn diese Angabe zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses nicht möglich ist – die Modalitäten für die Gewährung und Festlegung dieses Urlaubs;
• die Dauer der vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer im Falle der Auflösung des Arbeitsvertrags zu beachtenden Kündigungsfristen oder – wenn diese Angabe zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses nicht möglich ist – die Modalitäten für die Festlegung dieser Kündigungsfristen;
• die Dauer der eventuell vorgesehenen Probezeit.

Neben dem vorgeschriebenen Inhalt steht es den Parteien frei, Folgendes in ihren Vertrag aufzunehmen:

• Ausnahmeregelungen, das heißt Klauseln, die von den gesetzlichen Vorschriften abweichen. Sie gelten nur, wenn die Ausnahme für den Arbeitnehmer günstiger ist und seine Pflichten im Vergleich zu den gesetzlichen Vorschriften dadurch nicht verschärft werden; oder
• ergänzende Klauseln, das heißt Klauseln, mit denen dem Arbeitnehmer eine Vergünstigung gewährt wird (Beispiel: eine Gratifikation).

Ein befristeter Arbeitsvertrag kann nur zur Durchführung einer bestimmten, zeitlich befristeten Aufgabe geschlossen werden.

Der befristete Vertrag kann zweimal erneuert werden, ohne dass die Höchstdauer von 24 Monaten überschritten werden darf.

Entlohnung des Arbeitnehmers und Lohnabrechnung

Genau wie jeder andere Arbeitnehmer auch hat die beschäftigte Person Anspruch auf:

• Zahlung eines Lohns, der mindestens dem sozialen Mindestlohn entspricht;
• bezahlten Urlaub;
• Lohnfortzahlung an gesetzlichen Feiertagen;
• die Einhaltung der gesetzlichen Kündigungsfrist im Falle einer Kündigung usw.

Der Arbeitnehmer wird monatlich entlohnt, spätestens am letzten Tag des Monats. Der Arbeitgeber muss für im Privathaushalt beschäftigtes Personal keine Lohnabrechnungen ausstellen, denn jedes Jahr im März stellt die Zentralstelle der Sozialversicherungen (CCSS) für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer eine Verdienstbescheinigung für das vorherige Jahr aus und lässt sie ihnen folgendermaßen zukommen:

• durch Hinterlegung der Bescheinigung im eDelivery-Postfach im privaten Bereich auf MyGuichet.lu; oder
• ansonsten per Post.

Diese Bescheinigung dient als Beleg für die Steuerverwaltung (Administration des contributions directes).

Gesetzlicher Urlaub und gesetzliche Feiertage für Teilzeitbeschäftigte

Vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer haben Anspruch auf 26 Tage bezahlten gesetzlichen Urlaub pro Jahr (26 Tage x 8 Stunden = 208 bezahlte gesetzliche Urlaubsstunden pro Jahr). Für Teilzeitbeschäftigte wird der Urlaub anteilig berechnet.

Außerdem haben Arbeitnehmer Anspruch auf eine Entschädigung für gesetzliche Feiertage, die ebenfalls für Teilzeitbeschäftigte gilt. Somit hat ein Arbeitnehmer, der 40 Wochenstunden arbeitet, Anspruch auf 11 gesetzliche Feiertage pro Jahr (das heißt 11 Tage x 8 Stunden = 88 Stunden). Der Anspruch für Teilzeitbeschäftigte wird ebenfalls anteilig berechnet.

Ende des Arbeitsverhältnisses

Arbeitgeber und Arbeitnehmer können den Arbeitsvertrag unter Einhaltung der für die Auflösung des Arbeitsvertrags geltenden allgemeinen Bestimmungen auflösen.

Der Arbeitnehmer kann:

• wegen schwerwiegender Verfehlung des Arbeitgebers fristlos kündigen (außerordentliche Kündigung); oder
  
• in allen anderen Fällen unter Einhaltung der Kündigungsfrist kündigen (ordentliche Kündigung).

Ebenso kann der Arbeitgeber:

• dem Arbeitnehmer fristlos kündigen, wenn Letzterer einen schwerwiegenden Fehler begangen hat; oder
  
• dem Arbeitnehmer unter Einhaltung der Kündigungsfrist kündigen:
  • aus personen- oder verhaltensbedingten Gründen (zum Beispiel wegen mangelnder Professionalität); oder
    
  • aus wirtschaftlichen Gründen (wenn das Haushaltseinkommen es ihm nicht länger gestattet, diese Ausgabe zu bestreiten).

Bei Kündigung des Arbeitsvertrags muss eine Abmeldung bei der Zentralstelle der Sozialversicherungen erfolgen.

Eine Anmeldung bei der Zentralstelle der Sozialversicherungen vornehmen

Versand der Anmeldung an die Zentralstelle der Sozialversicherungen

Im Rahmen des vereinfachten Verfahrens kann der Arbeitgeber:

• online über MyGuichet.lu eine Anmeldung einer Beschäftigung in einem Privathaushalt / einer Gastfamilie vornehmen (verfügbar unter „Formulare/Online-Dienste“ unter dem Namen „Déclaration d’une occupation dans un ménage privé / famille d’accueil“). Es handelt sich um einen Vorgang mit Authentifizierung, für den ein LuxTrust-Produkt oder ein elektronischer Personalausweis (eID) erforderlich ist; oder
• ein einziges Formular „Anmeldung einer Beschäftigung in einem Privathaushalt / einer Gastfamilie“ (verfügbar unter „Formulare/Online-Dienste“) ausfüllen und der CCSS zukommen lassen,

dies spätestens 8 Tage nach Einstellung der Person in seinem Haushalt.

Der Arbeitgeber gibt den Nettostundenlohn folgendermaßen an:

• als Monatslohn (wenn dieser fest ist);
• als Stundenlohn (wenn der Monatslohn nicht fest ist).

Falls der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Anmeldung noch keine nationale Identifikationsnummer (13-stellige Sozialversicherungsnummer) hat, muss der Arbeitgeber:

• das Geburtsdatum des Arbeitnehmers angeben (in folgender Reihenfolge: Jahr, Monat, Tag);
• eine Kopie des Personalausweises des Arbeitnehmers beifügen (Personalausweis oder Reisepass).

Nach Registrierung der Anmeldung erhalten der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber automatisch eine Bestätigung per Post.

Die Anmeldung einer Beschäftigung in einem Privathaushalt gilt als:

• Betriebsanmeldung des Arbeitgebers (diese Anmeldung ermöglicht es insbesondere einem Privathaushalt, der diese Anmeldung erstmalig vornimmt, eine Betriebsnummer als Arbeitgeber zu erhalten);
• Anmeldung der angestellten Person;
• Angabe des Arbeitslohns.

Dieses vereinfachte Anmeldeverfahren über die CCSS befreit Privathaushalte, die Arbeitnehmer beschäftigen, von Amts wegen von der Pflichtmitgliedschaft bei der Mutualität der Arbeitgeber (Mutualité des employeurs).

Verfahren zur Anmeldung des Arbeitnehmers durch die Zentralstelle der Sozialversicherungen

Die CCSS nimmt auf der Grundlage der in der Anmeldung genannten Daten die Anmeldung der im Haushalt beschäftigten Personen vor und kümmert sich anschließend um das weitere Anmeldeverfahren, vor allem:

• die Ermittlung des Bruttoentgelts: Bei der Berechnung des Bruttoentgelts legt die CCSS die geltenden Sätze für Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung zugrunde sowie einen pauschalen Steuersatz von 10 %.
• die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge, die vom Arbeitgeber zu entrichten sind, und deren monatliche Erhebung zusammen mit den Steuerabzügen;
• die Berechnung der Steuerabzüge und die Abführung der Steuer an die Steuerverwaltung. Tatsächlich kümmert sich die CCSS von Amts wegen um die Erhebung der Pauschalsteuer von 10 % beim Arbeitgeber sowie um die Erklärung und Abführung an die Steuerverwaltung;
• die Zustellung einer Lohnsteuerkarte;
• die monatliche Meldung der Arbeitsstunden und der Arbeitsentgelte.

Überprüfung der von der Zentralstelle der Sozialversicherungen gespeicherten Daten durch den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer und halbjährliche Aufstellung

Am Ende eines jeden Halbjahres übermittelt die CCSS dem Arbeitgeber und der beschäftigten Person eine Aufstellung mit folgenden Angaben:

• Zahl der im Durchschnitt pro Woche gearbeiteten Stunden; und
  
• gemeldete Nettovergütung.
  

Der Bruttomonatslohn und die Monatsbeiträge sind auf der Rückseite des Dokuments angegeben.

Auf diese Weise können Arbeitgeber und beschäftigte Personen die Daten prüfen und etwaige Änderungen melden. Der Monatslohn wird berechnet, indem die Stundenzahl mit dem Faktor 4,33 (also 52 Wochen geteilt durch 12 Monate) und mit dem Stundenlohn multipliziert wird.

Arbeitgeber und/oder Arbeitnehmer können jede Abweichung zwischen der Erklärung und dem tatsächlich bezogenen Arbeitsentgelt melden.

An der Zahl der Arbeitsstunden oder dem Nettolohn vorzunehmende etwaige Änderungen können der CCSS folgendermaßen gemeldet werden:

• anhand eines authentifizierten Online-Vorgangs über MyGuichet.lu (verfügbar unter „Formulare/Online-Dienste“); oder
• per Post durch Versand an die CCSS des Dokuments, das folgende Angaben enthält:
  • die Zahl der im Durchschnitt pro Woche gearbeiteten Stunden; und
  • den Nettolohn.

Diese Änderungen sind der CCSS im Idealfall zum Zeitpunkt ihres Eintritts zu melden. Die CCSS nimmt dann die notwendigen Änderungen vor.

Verfahren zur Abmeldung des Arbeitnehmers

Wird der Arbeitsvertrag aufgelöst, muss der Arbeitgeber das Ende des Arbeitsverhältnisses spätestens 8 Tage nach Beendigung des Vertrags bei der CCSS melden. Diese Abmeldung erfolgt:

• anhand eines authentifizierten Online-Vorgangs über MyGuichet.lu (siehe Rubrik „Formulare/Online-Dienste“); oder
• anhand des Abmeldeformulars „Déclaration de sortie“ (verfügbar unter „Formulare/Online-Dienste“), das per Post an die CCSS zu schicken ist.

Das Datum der Abmeldung entspricht dem Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, also gegebenenfalls dem letzten Tag der Kündigungsfrist.

Bei krankheitsbedingter Abwesenheit oder Mutterschaftsurlaub einer beschäftigten Person muss keine Abmeldung vorgenommen werden, solange die Nationale Gesundheitskasse (Caisse nationale de santé - CNS) die Vergütung während des Zeitraums der Abwesenheit übernimmt.

Der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber erhalten automatisch eine Bestätigung der Abmeldung per Post.

Besteuerung

Pauschale Besteuerung des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer wird pauschal besteuert. Die Pauschalsteuer beläuft sich auf 10 % des Nettoentgelts vor Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und Pflegeversicherungsbeiträgen. Diese Steuer trägt der Arbeitgeber.

Die Pauschalsteuer ist grundsätzlich als endgültig anzusehen. Dennoch kann die pauschale Besteuerung dazu führen, dass der Arbeitnehmer mehr Steuern zahlt, als er im Rahmen der regulären Besteuerung hätte zahlen müssen. Daher kann der Arbeitnehmer am Ende des Veranlagungsjahres einen Steuerausgleich bei der Steuerverwaltung beantragen. Das kann er folgendermaßen tun:

• entweder im Wege eines Lohnsteuerjahresausgleichs (für Gebietsansässige oder Nicht-Gebietsansässige);
• oder im Rahmen einer Einkommensteuererklärung (für Gebietsansässige oder Nicht-Gebietsansässige).
  

Der von der CCSS zugestellte Kontoauszug gilt als Verdienstbescheinigung.

Lohnsteuerkarte

Die beschäftigte Person ist von der Pflicht zur Abgabe einer Lohnsteuerkarte befreit. Sollte sie dennoch eine Lohnsteuerkarte abgeben müssen, so ist diese dann vom Arbeitgeber mit dem Vermerk „Haushaltshilfe“ an das Steueramt RTS (Bureau d'imposition RTS) in Esch-sur-Alzette zu richten.

Der Arbeitgeber gibt auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte Folgendes an:

• seine eigene nationale Identifikationsnummer (13-stellige Sozialversicherungsnummer);
• seinen Nachnamen, Vornamen und seine Anschrift;
• den Vermerk, dass der Arbeitnehmer der Pauschalsteuer von 10 % unterliegt.

Steuergutschrift

Die Zentralstelle der Sozialversicherungen erteilt in einem Haushalt beschäftigten Personen monatlich eine Steuergutschrift von 25 Euro bzw. 1 Euro pro Tag der Sozialversicherungspflicht, wenn diese nicht im gesamten Monat bestand.

Arbeitsunfähigkeit von in Privathaushalten beschäftigten Personen

Die Nationale Gesundheitskasse (CNS) erstattet dem Arbeitgeber die als Entschädigung für die Arbeitsunfähigkeit der in seinem Haushalt beschäftigten Personen gezahlten Beträge. Der Arbeitgeber muss das Krankengeld für den Monat, in dem die Arbeitsunfähigkeit auftritt, sowie für den Folgemonat als Vorleistung für Rechnung der CNS zahlen.

Die beschäftige Person muss ihren Arbeitgeber über ihre Arbeitsunfähigkeit informieren. Sie muss ebenfalls die CNS entweder telefonisch oder durch Zusendung ihrer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung informieren. Anschließend schickt die CNS dem Arbeitgeber ein spezielles Formular zu, auf dem dieser die Krankheitszeiten angibt. Auf Grundlage dieser Erklärung nimmt die CNS die Erstattung vor.

Formulare/Online-Dienste

Zuständige Kontaktstellen