Déclarer son séjour à l’étranger au ministère des Affaires étrangères et européennes (Lëtzebuerger am Ausland)

Dernière mise à jour de cette page le 25-05-2018

Lors de déplacements ponctuels ou prolongés (Union européenne ou autre), il n’est pas exclu que des désagréments plus ou moins importants puissent survenir.

Le ressortissant luxembourgeois a alors la possibilité de demander une assistance consulaire auprès d’une mission diplomatique ou consulaire compétente.

Afin de pouvoir bénéficier dans les meilleures conditions de cette assistance, les voyageurs ont la possibilité de déclarer leurs déplacements au ministère des Affaires étrangères et européennes (MAEE), qui saura alors être plus réactif.

Formulaires / Services en ligne

Effectuez votre démarche :

  • Via un service en ligne

    • MAEE : Lëtzebuerger am Ausland

Personnes concernées

Les résidents de nationalité luxembourgeoise, ainsi que les personnes d’une autre nationalité qui les accompagnent, peuvent déclarer leur séjour temporaire à l’étranger (Union européenne ou pays tiers).

Les Luxembourgeois qui quittent le Luxembourg pour résider de façon permanente à l’étranger ont aussi la possibilité de le déclarer auprès du ministère des Affaires étrangères et européennes.

Cette déclaration n’est pas obligatoire.

Coûts

La procédure d’enregistrement auprès du ministère des Affaires étrangères et européennes est gratuite.

Modalités pratiques

Déclaration du séjour

La déclaration de son séjour ou de sa résidence à l’étranger s’effectue par un assistant en ligne disponible sur MyGuichet.lu.

Cette démarche peut être réalisée sans s’authentifier à MyGuichet.lu à l’aide d’un certificat LuxTrust.

La personne intéressée peut ainsi :

  • déclarer le séjour temporaire qu’elle va effectuer, ou ;
  • indiquer si elle compte résider de manière permanente à l’étranger.

Le déclarant renseigne plusieurs éléments (certains sont facultatifs) :

  • le type de séjour qu’il entreprend :
    • séjour temporaire, avec une seule ou plusieurs étapes ;
    • résidence permanente à l’étranger ;
  • la ou les adresses de ses lieux de séjour à l’étranger, ainsi que les dates du séjour ;
  • le moyen de locomotion utilisé pour se rendre à l’étranger ;
  • ses données personnelles (numéro d’identification national, nom, prénom) ;
  • s’il séjourne seul ou accompagné ;
  • une adresse email où le joindre ;
  • une personne de contact au  Luxembourg ;
    etc.

Le déclarant a aussi la possibilité de noter des remarques et observations à destination du ministère des Affaires étrangères et européennes, comme par exemple son assurance maladie, le nom de l’hôtel, des besoins spécifiques.

Si le séjour fait traverser plusieurs pays ou lieux au sein d’un même pays, il est possible d’effectuer une seule déclaration pour toutes les destinations parcourues.

De la même manière, il est possible pour un même séjour de déclarer plusieurs personnes dans une seule déclaration. Ainsi, par exemple, en cas de séjour scolaire ou de séjour organisé, une seule personne pourra enregistrer l’ensemble des participants.

La déclaration effectuée peut à tout moment être annulée ou modifiée.

Utilité de la déclaration de son séjour

Le fait de déclarer son séjour ou sa résidence permanente à l’étranger au ministère des Affaires étrangères et européennes (MAEE) peut être utile à plusieurs niveaux :

  • les personnes déclarées recevront des informations pratiques sur le ou les pays dans lesquels ils souhaitent se rendre (par exemple au cas où de nouvelles conditions d’entrée ont été mises en place par le pays de destination) ;
  • les personnes enregistrées recevront également un email de la part du MAEE leur indiquant les adresses des missions diplomatiques et consulaires luxembourgeoises ;
  • les prestations des services consulaires ordinaires des missions diplomatiques et consulaires seront plus faciles à réaliser (déclaration de perte de document et établissement d’un nouveau titre) ;
  • en cas de demande d’assistance consulaire, le MAEE et les représentations diplomatiques et consulaires pourront réagir avec plus de rapidité ;
  • en cas de situation d’urgence ou de crise dans le pays dans lequel se trouve une personne déclarée, le MAEE ainsi que la représentation diplomatique et consulaire présente dans ce pays disposeront de ses coordonnées, et sauront ainsi la contacter de manière plus efficace pour lui transmettre les consignes à suivre ;
  • le cas échéant, le MAEE peut aussi contacter la personne de contact restée au Luxembourg que le voyageur ou résident à l’étranger a désignée, afin de l’informer d’éventuels problèmes ;
  • en cas de résidence permanente à l’étranger, la personne enregistrée peut aussi demander à recevoir des informations sur les élections au Luxembourg, etc.

Protection des données

Les données personnelles déclarées sont traitées conformément à la loi modifiée sur la protection des données.

Les données personnelles qui auront été saisies par le déclarant seront effacées du système 2 semaines après la date de fin du séjour à l’étranger.

Pour les Luxembourgeois qui ont leur résidence permanente à l’étranger, les données sont conservées jusqu’à indication contraire du déclarant, ou jusqu’à ce que le ministère des Affaires étrangères et européennes ou une mission diplomatique ou consulaire prennent connaissance d’un changement de résidence.

Dans le cadre de la loi sur la protection des données, le déclarant a plusieurs droits sur ses données personnelles. Il a en effet un droit :

  • d’information ;
  • d’accès ;
  • de rectification ;
  • de suppression de ses données.

Pour exercer ces droits, la personne concernée doit s’adresser à la Direction des Affaires consulaires et relations culturelles internationales du ministère des Affaires étrangères et européennes.

Organismes de contact

9, rue du Palais de Justice
L-1841 - Luxembourg
Grand-Duché de Luxembourg
Tél. : (+352) 247-82300
Fax : (+352) 22 31 44
E-mail boite.officielle@mae.etat.lu