Déposer des extraits de compte salaire ou pension en tant qu'employeur

Dernière mise à jour de cette page le 14-07-2016

A partir de l’année 2015, les employeurs et les caisses de pension doivent remettre de manière électronique les extraits de compte salaire ou pension à l’Administration des contributions directes (ACD).

Ces extraits électroniques portent obligatoirement sur l’ensemble des salaires et des pensions versés durant l’année d’imposition par l’employeur ou la caisse de pension au titulaire du compte et doivent être remis avant le 1er mars de chaque année.

Ces mesures sont applicables à partir de l’année fiscale 2014.

La transmission des données est une collaboration de différents acteurs. En cas de questions, merci de contacter :

  • Luxtrust pour les questions concernant un produit Private ou Pro ;
  • le support de guichet.lu pour des questions relatives à l'application de transmission MyGuichet ;
  • votre fournisseur du logiciel pour des questions concernant les erreurs de validation syntaxiques et sémantiques ;
  • la division informatique de l'ACD pour des questions techniques concernant le fichier structuré au format xml ;
  • pour les questions relatives à la fiscalité, le bureau RTS compétent : RTS 1 (Centre), RTS Esch-sur-Alzette (Sud) ou RTS Ettelbruck (Nord).

Formulaires / Services en ligne

Effectuez votre démarche :

  • Via un service en ligne

    • Dépôt avec assistant - années fiscales 2014 à 2017
    • Assistant d'annulation d'un dépôt complet d'extraits de compte salaire et pension - années fiscales 2014 à 2017
    • Dépôt avec XML - année fiscale 2014
    • Dépôt avec XML - année fiscale 2015
    • Dépôt avec XML - année fiscale 2016
    • Dépôt avec XML - année fiscale 2017

Personnes concernées

Tous les employeurs et les caisses de pension établis au Luxembourg sont concernés par cette mesure.

La transmission peut être faite par un mandataire ou une fiduciaire qui agit pour le compte de l’employeur ou de la caisse de pension.

A noter que les personnes qui engagent du personnel dans leur ménage privé peuvent continuer à bénéficier de la méthode simplifiée de déclaration des salaires.

Délais

La transmission électronique des extraits de compte salaire ou pension doit être effectuée avant le 1er mars de l’année qui suit l’année d’imposition.

Cette échéance est à respecter sous peine soit d'un complément d'impôt pour dépôt tardif ou non-dépôt, soit d'une astreinte.

Modalités pratiques

Conditions de transmission

La transmission des extraits doit :

  • avoir une référence de dossier unique par année fiscale et par débiteur ;
  • comporter au moins un extrait de compte de salaire ou de pension ;
  • concerner une seule année fiscale ;
  • contenir exclusivement des extraits pour un seul débiteur (même numéro d’identification).

Une transmission des extraits peut :

  • contenir des extraits de différents salariés ou pensionnés du même débiteur ;
  • contenir à la fois des extraits initiaux de salaire et de pension et des extraits annulatifs.

Les extraits de compte (salaire ou pension) doivent avoir une référence unique par année fiscale et par débiteur. Les périodes doivent correspondre à l’année fiscale.

En cas de changement de pays de résidence du bénéficiaire en cours d’année, il sera nécessaire de créer 2 extraits de compte (salaire ou pension).

Transmission des extraits

La transmission des extraits s’effectue obligatoirement via la plateforme MyGuichet.lu (espace personnel ou professionnel) :

  • soit en déposant un fichier structuré sous format XML d’une taille maximale de 7MB (à choisir en fonction de l'année fiscale concernée) ;
  • soit en utilisant un assistant de saisie.

Le dépôt d'un fichier XML permet de faire des dépôts initiaux, des dépôts correctifs ainsi que des dépôts annulatifs.

La transmission des données est une collaboration de différents acteurs. En cas de questions, merci de contacter :

  • Luxtrust pour les questions concernant un produit Private ou Pro ;
  • le support de guichet.lu pour des questions relatives à l'application de transmission MyGuichet ;
  • votre fournisseur du logiciel pour des questions concernant les erreurs de validation syntaxiques et sémantiques ;
  • la division informatique de l'ACD pour des questions techniques concernant le fichier structuré au format xml ;
  • pour les questions relatives à la fiscalité, le bureau RTS compétent : RTS 1 (Centre), RTS Esch-sur-Alzette (Sud) ou RTS Ettelbruck (Nord).

Traitement de la transmission

L’ACD procède à divers contrôles automatisés sur les dépôts électroniques et se réserve le droit de rejeter des dépôts manifestement erronés.

Le cas échéant, une correction sera à apporter via MyGuichet.lu. La personne ayant réalisé la saisie sera informée de la nécessité d’une correction.

Il est également possible de rectifier ou d’annuler soi-même des extraits de compte transmis, et ceci même après leur acceptation par l’ACD, au moyen :

  • soit d’un dépôt annulatif sous format XML (à choisir en fonction de l'année fiscale concernée) ;
  • soit d’un assistant de dépôt annulatif sur MyGuichet.lu.

Organismes de contact

45, boulevard Roosevelt
L-2982 - Luxembourg
Grand-Duché de Luxembourg
Tél. : (+352) 40800-1
Fax : (+352) 40800-2022